Работники головного подразделения организации регулярно направляются в командировки в обособленное подразделение, находящееся в другом городе, на собственном автотранспорте на срок от 2 дней и более (возможность ежедневно возвращаться к месту проживания отсутствует)
Разъездной характер работы трудовыми договорами не предусмотрен, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не выплачивается (путевые листы работники не заполняют).
После командировки работники представляют в бухгалтерию командировочное удостоверение, служебное задание и авансовый отчет с прописанной в нем суммой суточных за дни пребывания в командировке. Других документов работники не представляют.
В командировочном удостоверении стоит подпись секретаря обособленного подразделения, отметившего командировку, и печать организации (обособленное подразделение использует круглую печать головного подразделения).
Вправе ли организация учесть сумму суточных при расчете налога на прибыль?
Ответ: При направлении работников в служебную командировку в обособленное подразделение организации (ООО), находящееся в другом городе, суммы выплаченных суточных учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль на основании документов, подтверждающих направление и пребывание работника в командировке (приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение). Проставление на командировочном удостоверении круглой печати головного подразделения влечет вероятность возникновения налогового спора относительно фактического пребывания работника в командировке.
Обоснование: Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В рассматриваемом случае работник командирован в ту же организацию, в обособленное подразделение, находящееся в другом городе, в хозяйственной деятельности которого используется круглая печать, принадлежащая организации.
Таким образом, проставление на командировочном удостоверении печати головного подразделения не является подтверждением того, что работник действительно был в служебной командировке.
По мнению контролирующих органов, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования (Письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7).
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами в целях исчисления налога на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
При отсутствии счетов гостиниц, проездных документов объективное документальное подтверждение факта нахождения работника в командировке невозможно, так как и приказ, и служебное задание выдаются работнику до начала командировки и не свидетельствуют о том, что командировка состоялась. Также не может служить подтверждением и командировочное удостоверение, поскольку отметки в нем проставляет сама организация, то есть ставится печать головного подразделения.
Согласно п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.
Из вышесказанного следует, что по отношению к печати общества с ограниченной ответственностью законодательство содержит следующие требования:
- обязательное ее наличие;
- возможность ее существования в единственном числе;
- круглая форма;
- указание на ней полного фирменного наименования общества на русском языке;
- указание на ней места нахождения общества.
Таким образом, использование в работе обособленного подразделения печати головной организации неправомерно и влечет риск того, что затраты по выплате суточных при проверке контролирующими органами могут быть исключены из состава расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль.
При этом в хозяйственной деятельности организациями часто используются дополнительные печати, необходимость которых обусловлена наличием в структуре организаций территориально обособленных подразделений.
При этом ни судебными, ни иными государственными органами не оспаривалась возможность наличия у организации дополнительной печати.
Целесообразно на дополнительной печати указать помимо обязательных реквизитов наименование и местонахождение структурного подразделения, а порядок использования уполномоченными лицами утвердить распорядительным документом по организации.
М. В.Волкова
ООО "Институт независимых
социально-экономических исследований"
Материал предоставлен при содействии
ООО "ИПЦ Консультант+Аскон"
Регионального информационного центра
Сети КонсультантПлюс
31.10.2012