Правомерна ли выдача организацией наличных денег на расходы по приобретению канцелярских товаров для нужд организации работнику под отчет, если в заявлении о выдаче таких денег не указан срок, на который выдаются наличные деньги, в организации принят локальный нормативный акт, устанавливающий, что срок, на который выдаются деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, составляет пять рабочих дней?

Ответ: Выдача организацией наличных денег на расходы по приобретению канцелярских товаров для нужд организации работнику под отчет, если в заявлении о выдаче таких денег не указан срок, на который выдаются наличные деньги, в организации принят локальный нормативный акт, устанавливающий, что срок, на который выдаются деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, составляет пять рабочих дней, неправомерна.

Обоснование: В соответствии с п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение), в кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости 0301009, платежные ведомости 0301011, заявления, счета, другие документы).

В силу п. 4.4 Положения для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Исходя из изложенного заявление подотчетного лица необходимо для оформления расходного кассового ордера.

При этом Положение предусматривает обязательное наличие в заявлении собственноручной надписи руководителя организации о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Возможность выдачи наличных денег под отчет по заявлению подотчетного лица, в котором отсутствует собственноручная надпись руководителя организации о сроке, на который выдаются наличные деньги, Положением не предусмотрена.

В частности, не установлено исключений из данного правила в отношении ситуации, когда в организации принят локальный нормативный акт, устанавливающий, что срок, на который выдаются деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, составляет пять рабочих дней, - даже при наличии такого локального нормативного акта выдача наличных денег под отчет по заявлению подотчетного лица по смыслу Положения, по нашему мнению, возможна только в случае, если в таком заявлении имеется собственноручная надпись руководителя организации о сроке, на который выдаются наличные деньги.

Таким образом, выдача организацией наличных денег на расходы по приобретению канцелярских товаров для нужд организации работнику под отчет, если в заявлении о выдаче таких денег не указан срок, на который выдаются наличные деньги, в организации принят локальный нормативный акт, устанавливающий, что срок, на который выдаются деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, составляет пять рабочих дней, а остальные требования, предусмотренные нормативными правовыми актами, выполнены, неправомерна.

Дополнительно отметим следующее.

Исходя из ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Д. В.Завгородний

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

01.11.2012