Сколько времени в целях бухгалтерского и налогового учета организация должна хранить электронные платежные поручения и иные первичные документы в системе "Клиент-банк" при отсутствии соответствующих документов на бумажных носителях?

Ответ: В целях бухгалтерского учета организация должна хранить электронные платежные поручения и иные первичные документы в системе "Клиент-банк" в течение 5 лет. В целях налогового учета срок хранения документов, подтверждающих доходы, расходы, исчисление и уплату налогов, составляет минимум 4 года. Если документы подтверждают убытки, перенесенные на будущее, их надо хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база на суммы ранее полученных убытков.

Обоснование: Из п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Закон N 149-ФЗ) следует, что электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме. То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Платежные поручения подтверждают осуществление расходов, исчисление и уплату налогов.

При этом Минфин России считает, что четырехлетний срок распространяется в том числе на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами, включая систему "Клиент-банк". А течение указанного срока, по мнению Минфина России, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Кроме того, НК РФ предусмотрены специальные сроки для документов, которые подтверждают убытки, перенесенные на будущее: при применении общего режима налогообложения, ЕСХН, УСН с объектом "доходы минус расходы" (п. 4 ст. 283, п. 5 ст. 346.6, п. 7 ст. 346.18 НК РФ). По мнению Минфина России, списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. Данные документы нужно хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база текущего периода на суммы ранее полученных убытков (Письмо Минфина России от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276).

Понятие первичных учетных документов раскрыто в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Не все банковские документы являются первичными (например, стандартные выписки по банковскому счету таковыми не являются, так как не содержат все необходимые реквизиты). Платежные поручения, напротив, являются первичными документами (Приложения 1, 2 к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 N 383-П). Поэтому для беспроблемного списания убытков платежные поручения необходимо хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база на суммы ранее полученных убытков.

В Законе N 129-ФЗ установлено, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся в течение срока, предусмотренного правилами организации архивного дела, но не менее 5 лет. Правила хранения документации, на которые ссылается Закон N 129-ФЗ, установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно данному документу организация обязана хранить 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) первичные учетные банковские документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (п. п. 1.4 и 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Причем эти сроки хранения распространяются на документы и на бумажных, и на электронных носителях.

Таким образом, в целях бухгалтерского учета организация должна хранить электронные платежные поручения и иные первичные документы в системе "Клиент-банк" в течение тех же сроков, что и первичные учетные банковские документы на бумажных носителях, то есть в течение 5 лет. В целях налогового учета срок хранения документов, подтверждающих доходы, расходы, исчисление и уплату налогов, минимум 4 года. Если банковские документы подтверждают убытки, перенесенные на будущее, их надо хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база на суммы ранее полученных убытков.

М. Г.Наринов

Издательство "Главная книга"

06.11.2012