При проверке трудовых книжек обнаружено, что на титульном листе вкладыша, оформленного в данной организации одному из работников, было допущено несколько ошибок: в фамилии, дате рождения и сведениях об образовании. Обязательно ли в такой ситуации списывать испорченный вкладыш и оформлять новый или можно внести исправления в титульный лист вкладыша?

Ответ: Если при проверке трудовых книжек было обнаружено, что было допущено несколько ошибок на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, оформленного в данной организации, исправлять данные записи нельзя, а необходимо на основании акта уничтожить испорченный бланк, а на новом бланке вкладыша указать правильные данные работника.

Обоснование: Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Если в трудовой книжке работника закончились все страницы раздела "Сведения о работе", то работодатель должен оформить вкладыш в трудовую книжку, чистые бланки которого он должен иметь всегда в наличии (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила)). Работодатель заполняет сведения о работнике на титульном листе вкладыша в трудовую книжку. После этого вкладыш необходимо вшить в трудовую книжку (п. 38 Правил).

Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусматривается внесение изменений в фамилию, имя, отчество и дату рождения на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

При этом понятия "изменение" и "исправление" различаются. Под исправлениями необходимо понимать корректировку внесенных неправильно первоначальных записей, а изменения вносятся, когда работник поменял, например, имя на другое и принес подтверждающий документ "Свидетельство о перемене имени" (ст. 62 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" и ст. 19 Гражданского кодекса РФ). Только в этом случае прежние данные зачеркиваются одной чертой и указываются новые сведения, а на внутренней стороне обложки трудовой книжки указываются дата и номер документа, на основании которого были произведены изменения.

К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.

В рассматриваемом случае при проверке трудовых книжек было обнаружено, что работник кадровой службы допустил несколько ошибок на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, таким образом, данные работника, указанные на титульном листе вкладыша, не совпадают с данными, указанными на титульном листе самой трудовой книжки, и с паспортными данными работника. Исправлять данные записи нельзя, так как это неверно указанная информация, а не изменение данных работника, подтвержденное соответствующими документами, поэтому нужно на основании акта уничтожить испорченный бланк, а на новом бланке вкладыша указать правильные данные работника.

Ю. В.Щедрякова

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

15.11.2012