Два работника отправлены в длительную командировку. Договор о найме жилья составлен на каждого работника

Работники живут сначала в гостинице, а потом переезжают на съемные квартиры. Но проживание всегда оплачивает один человек. Возможно ли для целей исчисления налога на прибыль признать расходы по проживанию работников в указанной ситуации, когда выставлены два раздельных счета?

Ответ: Если работники отправлены в длительную командировку, где они живут сначала в гостинице, а потом переезжают на съемные квартиры, но проживание всегда оплачивает один человек, то для целей исчисления налога на прибыль затраты возможно признать расходами на командировки при документальном подтверждении и экономическом обосновании.

Обоснование: На основании ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Затраты по найму жилого помещения учитываются при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ. При этом произведенные расходы должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Согласно разъяснениям контролирующих органов затраты на проживание командированных работников могут быть отнесены к расходам, признаваемым для целей налогообложения прибыли, на основании документов, оформленных с соблюдением требований, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в том числе на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания работников в арендованных квартирах во время командировки (Письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@). Документами, подтверждающими факт нахождения работников в командировках и фактическое несение ими расходов по найму жилых помещений, могут служить: приказы о командировках, командировочные удостоверения работников с отметками о нахождении в пунктах назначения, счета на оплату гостиничных услуг командированными работниками, проездные документы, путевые листы, авансовые отчеты, отчет о выполнении служебного задания, договор найма жилого помещения, платежные документы.

При этом оплата одним работником расходов на проживание за себя и другого работника не является препятствием для признания произведенных расходов в налоговом учете организации при наличии документов, оформленных надлежащим образом. Данный вывод согласуется с разъяснениями, изложенными в Письме ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876, в котором сказано, что оплата расходов работника, произведенная лицом, не являющимся работником налогоплательщика, может быть учтена в целях налогообложения прибыли при соблюдении условий, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ.

На основании вышеизложенного считаем, что рассматриваемые расходы правомерно могут быть учтены при налогообложении прибыли организации на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии их соответствия критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Н. С.Евдокимова

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

03.12.2012