Организация переводит часть работников в обособленное подразделение, расположенное в другом городе. При этом дополнительными соглашениями к трудовым договорам предусмотрено, что им компенсируются расходы на проезд (документально подтвержденные) и расходы на благоустройство на новом месте жительства в размере оклада (документально не подтвержденные)

Учитываются ли указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Организация вправе учесть в составе затрат компенсируемые расходы на проезд работников, переводимых в обособленное подразделение (при условии их документального подтверждения), в полном объеме.

Компенсация документально не подтвержденных расходов на благоустройство на новом месте жительства в размере оклада может стать предметом налогового спора, поэтому целесообразно закрепить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) статьи расходов на обустройство на новом месте и порядок их документального подтверждения.

Обоснование: Согласно ст. 169 Трудового кодекса РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к расходам для целей налога на прибыль относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных законодательством РФ.

В настоящее время нормирование подъемных на уровне законодательства осуществляется только в отношении организаций, финансируемых за счет федерального бюджета (названные нормы закреплены в Постановлении Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 "О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность").

На протяжении ряда лет Минфин России выражал позицию, что названным Постановлением должны руководствоваться не только организации, финансируемые из бюджета, но и иные организации (Письма Минфина России от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255, от 22.05.2007 N 03-04-06-01/152, от 14.03.2006 N 03-03-04/2/72).

Однако в последние годы Минфин России занял другую позицию: в соответствии со ст. 169 ТК РФ, ст. 264 НК РФ и п. 1 Постановления Правительства РФ N 187 Минфин России полагает, что подъемные учитываются в составе прочих расходов в пределах размеров, определенных сторонами трудового договора (Письма Минфина России от 17.01.2011 N 03-04-06/6-1, от 23.07.2009 N 03-03-05/138, от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688).

Также есть положительная судебная практика по данному вопросу (например, Постановление ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 по делу N А40-34897/08-117-96).

Кроме того, из Решения ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 и п. 6 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106 "Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел, связанных с взысканием единого социального налога" следует вывод о неприменимости норм, установленных для отдельных налогов и для специальных категорий организаций, к другим налогам и организациям.

Иными словами, нельзя применять Постановление Правительства РФ от N 187 аналогии к организациям, не финансируемым из бюджета.

Согласно ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. НК РФ и ТК РФ не содержат норм о специальном документальном подтверждении компенсации по обустройству на новом месте. Более того, практически это сделать невозможно. Но поскольку пределы и порядок выплаты компенсации предусматриваются трудовым договором (дополнительным соглашением к нему), то и документальным подтверждением расходов фактически являются трудовой договор и платежный документ о выплате компенсации.

Стороны в трудовом договоре могут установить специальный порядок подтверждения расходов на переезд и обустройство, тогда работник должен будет предъявить подтверждающие документы. Данные документы будут условием для принятия расходов у организации.

Правоприменительной практики по данному вопросу не установлено, однако, учитывая, что в ст. ст. 169 и 164 ТК РФ говорится о компенсации расходов, а выплаченная сумма в размере оклада, не подтвержденная документально, по своей сути расходом не является, такая позиция может быть оспорена налоговым органом.

Таким образом, для исключения финансовых рисков необходимо закрепить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) статьи расходов на обустройство на новом месте и порядок их документального подтверждения.

М. В.Волкова

ООО "Институт независимых

социально-экономических исследований"

Материал предоставлен при содействии

ООО "ИПЦ Консультант+Аскон"

Регионального информационного центра

Сети КонсультантПлюс

03.12.2012