По истечении трех лет работодатель списывает дебиторскую задолженность с бывшего работника. Задолженность образовалась в результате невозврата подотчетных денежных средств. Мер по взысканию задолженности организация не предпринимала. Должна ли организация исчислить НДФЛ с суммы неистребованной дебиторской задолженности?

Ответ: Организация вправе по истечении срока исковой давности отнести на внереализационные расходы убытки в виде сумм безнадежных долгов даже в том случае, если ею не предпринимались меры по взысканию этой задолженности. На момент списания долга не возвращенные работником денежные средства являются доходом работника, облагаемым НДФЛ, поскольку им получена экономическая выгода (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Обоснование: Во-первых, организация должна была предпринять меры по удержанию данной суммы с работника на основании ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 Трудового кодекса РФ: следовало издать приказ об удержании, получить согласие работника и удержать сумму неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса. Если же работник отказывался добровольно вернуть неистраченную сумму, то взыскать задолженность через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Несмотря на то что организация не предпринимала мер по взысканию задолженности, она вправе по истечении срока исковой давности отнести на внереализационные расходы убытки в виде сумм безнадежных долгов. Отнести не возвращенную подотчетным лицом сумму к безнадежной задолженности и списать ее на убытки можно только после истечения общего срока исковой давности (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Этот срок равен трем годам (ст. 196 Гражданского кодекса РФ). Отсчет данного срока начинается со дня, следующего за тем, когда работник должен был вернуть подотчетные суммы (ст. 200 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П). На основании п. 4.4 Положения подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Если работник не отчитался и не вернул денежные средства, образуется задолженность подотчетного лица перед организацией.

На момент списания долга, не возвращенного работником, подотчетные средства являются доходом работника, облагаемым НДФЛ, поскольку им при этом получена экономическая выгода (п. 1 ст. 210 НК РФ). Удержать НДФЛ с уволившегося работника организация не может, поэтому необходимо исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ). Налоговый агент обязан это сделать в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств: письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. То есть, если организация списала задолженность в 2012 г., до конца января 2013 г. необходимо подать информацию в налоговую инспекцию. О списании задолженности организация также должна письменно уведомить бывшего работника.

Е. Б.Гусева

ЗАО Агентство правовой информации

"Воробьевы горы"

Региональный информационный

центр Сети КонсультантПлюс

05.12.2012