Правомерно ли для подтверждения понесенных расходов в целях исчисления налога на прибыль использовать акты выполнения работ (оказания услуг), подписанные контрагентами организации и переданные ей по электронной почте в отсканированном виде, если в договоре с контрагентами присутствует условие о том, что документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), заверенные собственноручной подписью уполномоченного лица, отсканированные и переданные по электронной почте, имеют силу первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете?

Ответ: В целях подтверждения понесенных расходов неправомерно использовать акты выполнения работ (оказания услуг), подписанные контрагентами организации и переданные ей по электронной почте в отсканированном виде, даже если в договоре с контрагентами присутствует условие о том, что документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), заверенные собственноручной подписью уполномоченного лица, отсканированные и переданные по электронной почте, имеют силу первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Обоснование: Согласно п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Пунктом 2 ст. 160 ГК РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом отметим, что налоговое и гражданское законодательство являются разными отраслями законодательства и правила, сформулированные в Налоговом кодексе РФ императивно, не могут быть изменены налогоплательщиками, в частности, по причине наличия соответствующих положений в ГК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При этом в силу пп. "ж" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать такой обязательный реквизит, как личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Как следует из ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Учитывая данную норму, следует заключить, что документ может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения прибыли, только в случае, если он является документом на бумажном носителе, подписанным лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, либо если он оформлен в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, в целях подтверждения понесенных расходов использовать акты выполнения работ (оказания услуг), подписанные контрагентами организации и переданные ей по электронной почте в отсканированном виде, даже если в договоре с контрагентами присутствует условие о том, что документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), заверенные собственноручной подписью уполномоченного лица, отсканированные и переданные по электронной почте, имеют силу первичных документов, оформленных в соответствии со ст. 9 Закона N 129-ФЗ, неправомерно.

Данный вывод усматривается и из Писем Минфина России от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314, УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968.

Отметим, что данный вывод справедлив и после 01.01.2013, когда положения Закона N 129-ФЗ утратят силу и будет действовать новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 7 ч. 2 ст. 9 которого предусматривает, что подписи лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Часть 5 ст. 9 данного Закона предусматривает, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Учитывая продолжение после 01.01.2013 действия Федерального закона N 63-ФЗ, подход, согласно которому документ может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы в целях налогообложения прибыли, только в случае, если он является документом на бумажном носителе, подписанным лицами, ответственными за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, либо если он оформлен в электронном виде и подписан квалифицированной электронной подписью, продолжает применяться и после 01.01.2013.

Ю. М.Лермонтов

Советник государственной

гражданской службы РФ

3 класса

27.12.2012