Организация рассматривает два варианта выплаты авансов

- пропорционально отработанному времени;

- фиксированной суммой (например, 50% от оклада).

Какой вариант является более предпочтительным с точки зрения трудового законодательства?

Каким образом на практике осуществляется выплата аванса в каждом из случаев?

1. При выплате пропорционально отработанному времени.

Если работник болел в первой половине месяца, должно ли это учитываться при выплате суммы аванса? Если да, то на основании какого первичного документа? Означает ли это, что должны быть два табеля отработанного времени - для выплаты аванса и для выплаты заработной платы?

2. При выплате аванса фиксированной суммой.

Если работник болеет долго или до конца месяца, следовательно, он получает аванс за неотработанное время. Каким образом производятся окончательный расчет и удержание НДФЛ?

Ответ: По мнению консультантов, более предпочтительным с точки зрения рациональности является вариант выплаты аванса пропорционально отработанному времени.

1. При выплате аванса в счет заработной платы пропорционально отработанному времени расчет суммы аванса производится исходя из установленной работнику суммы оклада и количества фактически отработанных дней в первой половине месяца, указанных в табеле учета рабочего времени по унифицированной форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), являющемся первичным учетным документом. При этом необходимость в ведении отдельных, для выплаты аванса и для выплаты заработной платы, табелей учета рабочего времени отсутствует.

2. Порядок окончательного расчета и удержания налога на доходы физических лиц изложен в разделе "Обоснование".

Обоснование: Согласно ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты - это заработная плата (оплата труда работника).

В силу ч. 6 ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

ТК РФ не содержит толкования понятия "аванс". На практике авансом именуют выплату работнику части заработной платы за текущий месяц. Соответственно, ТК РФ не устанавливает ни срок, в течение которого должна выплачиваться первая или вторая часть заработной платы, ни величину каждой из этих частей.

Понятие "аванс" использовано в Постановлении Совмина СССР от 23.05.1957 N 566 "О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца" (действующем в части, не противоречащей ТК РФ), в котором предусмотрено, что размер аванса в счет заработной платы рабочих за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия (организации) с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время.

Несмотря на то что в Постановлении Совмина СССР N 566 говорится о заработной плате и тарифной ставке рабочего, консультанты считают, что указанное Постановление применимо и в отношении других категорий работников.

Косвенным подтверждением вывода консультантов, на наш взгляд, является Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6, в котором повторено положение, приведенное в Постановлении Совмина СССР N 566, и указано на то, что его следует учитывать при выплате заработной платы. Кроме того, специалисты Роструда разъяснили, что, кроме формального выполнения требований ст. 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже 2 раз в месяц работодателем, при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Более того, по мнению специалистов Минздравсоцразвития России, изложенному в Письме от 25.02.2009 N 22-2-709 со ссылкой на положения ст. 136 ТК РФ, при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат).

Трудовое законодательство прямо не запрещает выдачу аванса за неотработанное время, однако нельзя не учитывать, что выплата аванса в фиксированной сумме (без учета отработанного времени) не соответствует сущности заработной платы, которая, как было сказано выше, является вознаграждением за труд и зависит в том числе от количества выполняемой работы.

В связи с этим предпочтительным вариантом выплаты авансов из двух рассматриваемых, по мнению консультантов, является первый - пропорционально отработанному времени, то есть исходя из фактически отработанного работником времени. Соответственно, те дни, в течение которых работник не работал по причине временной нетрудоспособности, не должны учитываться при расчете величины аванса, выплачиваемого за первую половину месяца в счет заработной платы за текущий месяц.

Поскольку исходной величиной для расчета аванса за первую половину месяца является количество отработанных в этот период дней, основанием для начисления аванса будут являться данные учета отработанных дней, который осуществляется путем ведения табеля учета рабочего времени.

Понятие рабочего времени приведено в ст. 91 ТК РФ: время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые, в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, относятся к рабочему времени. Обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, возложена на работодателя (ст. 91 ТК РФ).

Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - N N Т-12 и Т-13.

Форма N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" предназначена, как видно из ее названия, и для учета рабочего времени и для расчета оплаты труда. В этой форме наряду с указанием на 2-й странице формы в разд. 1 "Учет рабочего времени" общего количества дней, отработанных за месяц (в графе 8), предусмотрены графы 5 "Итого отработано за I половину месяца" и 7 "Итого отработано за II половину месяца".

Унифицированная форма N Т-13 также позволяет вести учет рабочего времени с указанием количества отработанных дней за I и II половины месяца.

Таким образом, если организация примет решение использовать форму N Т-12, то никаких проблем с ведением табеля консультанты не видят, как, впрочем, и при использовании унифицированной формы N Т-13.

При выборе варианта выплаты аванса в фиксированной сумме расчет начисляемой заработной платы производится в конце месяца исходя из установленного работнику оклада и фактически отработанных в течение месяца рабочих дней, а выплачиваемой - исходя из начисленной заработной платы за минусом выплаченного аванса за I половину месяца и суммы НДФЛ, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет.

При выплате аванса за первую половину месяца в фиксированном размере, например в сумме, равной 50% оклада, действительно может сложиться ситуация, когда работник получит аванс и за не отработанное фактически время, в том числе за дни временной нетрудоспособности или в случае увольнения в период с даты начисления аванса за первую половину месяца и до окончания этого месяца.

По мнению консультантов, если организация выберет указанный вариант выплаты аванса, она должна в установленный срок (например, в последний день месяца) произвести начисление заработной платы, причитающейся за фактически отработанное время в целом за месяц (то есть при расчете заработной платы учесть не отработанное фактически время), а затем рассчитать сумму заработной платы, причитающейся к выплате в окончательный расчет, путем вычета из заработной платы за фактически отработанное время в целом за месяц полученного аванса за I половину месяца и удержания НДФЛ.

При этом в ситуации, когда количество рабочих дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности, превысит количество фактически отработанных дней в расчетном месяце и работник не представит до окончания этого месяца листок временной нетрудоспособности, величина начисленной за фактически отработанные дни заработной платы будет недостаточна для вычета суммы аванса за I половину месяца в полном размере и удержания НДФЛ. В этом случае организация должна произвести удержания для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику ранее в счет заработной платы, и НДФЛ из суммы начисленных работнику заработной платы за следующий месяц и пособия по временной нетрудоспособности с соблюдением положений ст. ст. 137 и 138 ТК РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. В рассматриваемой ситуации иные федеральные законы, кроме Налогового кодекса РФ (ст. 226), неактуальны, так как к ним относятся Уголовный кодекс РФ (ст. ст. 50 и 53.1), Уголовно-исполнительный кодекс РФ (ст. ст. 40, 60.10 и 107), Семейный кодекс РФ (ст. 109), Федеральные законы от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (ст. 134), от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (гл. 11), от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" (ст. 19), от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (ст. 15), от 12.01.1996 N 10-ФЗ "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности" (ст. 28), поэтому консультанты не рассматривают их.

ТК РФ закреплено право удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю, в числе прочих, для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы (ч. 2 ст. 137), и в этом случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137).

В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Консультанты считают необходимым обратить внимание также и на то, что согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть взыскана с него, за исключением следующих случаев:

счетной ошибки;

если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Понятие "счетная ошибка" трудовое законодательство не раскрывает. Логично предположить, что счетной является ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов, когда были неправильно применены математические действия (умножение, сложение и пр.). Обычно под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка или описка. Описка представляет собой неверное отражение правильно исчисленных денежных сумм в документах, на основании которых производятся выплаты.

Технические ошибки работодателя, например повторная выплата заработной платы за один период, не признаются счетными ошибками. Это отражено в Определении Верховного Суда РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17.

Аудиторско-консультационная группа

"Коллегия Налоговых Консультантов"

07.01.2013