Директор организации, применяющей УСН ("доходы минус расходы"), планирует совместить командировку в Испанию с отпуском

Директор организации, применяющей УСН ("доходы минус расходы"), планирует совместить командировку в Испанию с отпуском

Как правильно оформить командировку и отпуск директора, если срок между поездками в Испанию туда и обратно составляет три недели, а мероприятия по командировке будут проходить в течение второй недели?

Можно ли учесть стоимость билетов, проживания и суточных за вторую неделю (2500 руб. x 7 дн. = 17 500 руб.) в расходах при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСН?

Ответ: В случае когда директор организации планирует совместить командировку с отпуском, при этом мероприятия по командировке будут проходить в течение одной недели из трех, затраты, связанные с проездом к месту командирования и обратно, могут быть включены в состав расходов, учитываемых при определении объекта обложения в рамках УСН, при условии, что досрочный выезд и поздний срок возвращения к месту постоянной работы согласованы с работодателем до начала командировки. При этом затраты, связанные с наймом жилого помещения, и суточные признаются командировочными расходами только за те дни, которые указаны в приказе (служебном задании) на командировку.

Обоснование: Для налогоплательщиков, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", порядок определения расходов установлен ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.

Согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы, связанные с командировками, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные. При этом согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 этой статьи НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, приведенным в п. 1 ст. 252 НК РФ, которые определяют, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые должны быть экономически обоснованны (произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода) и документально подтверждены.

В рассматриваемой ситуации работник фактически выезжает к месту командирования досрочно и возвращается позднее. По мнению Минфина России, при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545).

Представляется возможным также признать командировочными расходами затраты, связанные с наймом жилого помещения, и суточные, но только за те дни, которые указаны в приказе (служебном задании) на командировку. Косвенно это подтверждается ответом, данным в Письме Минфина России от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54.

Поскольку не исключено, что налоговые органы поставят под сомнение правомерность признания командировочных расходов уменьшающими налоговую базу для исчисления налога организацией, применяющей УСН, в рассматриваемой ситуации рекомендуем применять следующие требования к оформлению документов.

Во-первых, решение о направлении работника в командировку должно быть первичным, что должно подтверждаться датой издания приказа и формирования служебного задания на командировку.

Во-вторых, необходимо наличие заявления от работника с просьбой о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска двумя частями (до начала и по окончании командировки) и, следовательно, издание двух приказов о предоставлении различных частей отпуска и отдельных расчетов среднего заработка, сохраняемого на период отпуска (если вторая часть отпуска начинается в следующем календарном месяце).

В-третьих, необходимо заявление работника с просьбой разрешить ему досрочный выезд к месту командирования и более позднее возвращение из места проведения командировки. На заявлении должна быть разрешительная запись с указанием, в частности, даты явки на рабочее место и сдачи авансового отчета по командировочным расходам в связи с более поздним возвращением работника.

И наконец, необходимы документы, подтверждающие, что состоявшаяся командировка работника носила производственный характер.

Е. В.Воробьева

Член Научно-экспертного совета

Палаты налоговых консультантов

Российской Федерации

14.01.2013