Организация выплачивает своим работникам компенсацию за использование личного автомобиля в интересах работодателя. Соглашением между работником и организацией предусмотрено, что размер компенсации - 10 000 руб. Облагается ли компенсация страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды? Вправе ли контролирующие органы при проверке потребовать у организации представить документы, содержащие расчет суммы компенсации? Если вправе, то в какой форме организация может представить такой расчет?

Ответ: По нашему мнению, сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, установленная соглашением сторон трудового договора, страховыми взносами не облагается вне зависимости от ее размера. Вместе с тем, по мнению контролирующих органов, сумма компенсации должна соответствовать фактически понесенным затратам работника, соответственно, организация должна производить ее расчет и составлять подтверждающие документы. При этом законодательство РФ не обязывает организации составлять и хранить расчет суммы компенсации. Никакой специальной формы документа для такого расчета не предусмотрено. В связи с этим требование контролирующих органов о представлении документов, в которых был бы приведен расчет компенсации, по нашему мнению, неправомерно.

Однако если организация хочет избежать споров с контролирующими органами, то ей следует утвердить расчет компенсации в произвольной форме и не облагать ее страховыми взносами в пределах рассчитанной суммы.

Обоснование: Объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в том числе в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ)).

При этом не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).

Согласно ч. 2 ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсациями признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых и или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ или другими федеральными законами.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Таким образом, законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией. Сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, установленная соглашением сторон трудового договора, не облагается страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды.

Следовательно, если в соглашении между организацией и работником сумма компенсации определена в размере 10 000 руб., то вся эта сумма страховыми взносами не облагается.

При этом официальные органы уточняют, что использование автомобиля в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности (см., например, Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 N 550-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Также заметим, что в Письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 отмечается, что при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Иными словами, Письмом от 26.05.2010 N 1343-19 подтверждается, что сумма компенсации должна рассчитываться с учетом различных обстоятельств. Следовательно, организация, как минимум, должна располагать информацией о таком расчете.

Вместе с тем ни в Законе N 212-ФЗ, ни в разъяснениях официальных органов не сказано, каким именно образом (или документом) организация должна подтверждать расчет суммы компенсации.

Для сравнения обратим внимание, что компенсация за пользование автомобилем помимо страховых взносов не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). В целях освобождения компенсации от обложения НДФЛ организация должна располагать в том числе расчетами компенсаций. Такой вывод содержится, например, в Письмах Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004, от 27.02.2013 N 03-04-06/5600. Однако о том, в какой форме должен быть совершен такой расчет, в указанных Письмах тоже не говорится.

Заметим, что в рамках проводимых проверок внебюджетные фонды вправе требовать от организаций документы по формам, установленным государственными органами, служащие основаниями для исчисления и уплаты (перечисления) страховых взносов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов (п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ).

В соответствии со ст. 37 Закона N 212-ФЗ должностное лицо территориального органа ПФР, проводящее камеральную или выездную проверку, вправе истребовать необходимые для проверки документы (форма требования о представлении документов утверждена Приложением N 21 к Приказу Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 957н).

При этом требование о представлении документов должно содержать достаточно определенные данные о документах (перечень конкретных документов с указанием их наименования, реквизитов и количества), которые истребуются (п. 2.3 Методических рекомендаций по организации работы территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации по привлечению к ответственности плательщиков страховых взносов за нарушение законодательства Российской Федерации о страховых взносах, утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 05.05.2010 N 120р).

В связи с этим не исключено, что территориальные органы ПФР в ходе проверки потребуют представления документов с расчетом суммы компенсации. Вместе с тем обратим внимание, что законодательство РФ не обязывает организацию иметь документ, в котором бы приводился расчет компенсации за использование автомобиля, указанной в соглашении с работником. В связи с этим требование контролирующих органов не будет основано на нормах законодательства РФ.

Вместе с тем если организация хочет избежать споров с контролирующими органами, то она, по нашему мнению, может утвердить расчет компенсации в произвольной форме (например, в соглашении сторон, которым определена данная компенсация, либо в приказе руководителя).

Д. И.Шофман

ООО "ФондИнфо"

26.03.2013