В организации не оформлялись заявления работников на выдачу денег под отчет. На этом основании налоговые органы утверждают, что денежные средства работникам из кассы не выдавались. Поэтому в кассовой книге такие суммы надо прибавить к остатку денежных средств в кассе. В этом случае лимит остатка денежных средств в кассе будет превышен и контролеры привлекут организацию к ответственности на основании ст. 15.1 КоАП РФ. Правомерно ли такое решение налоговых органов?

Ответ: Несмотря на отсутствие заявлений работников на выдачу денег под отчет, денежные средства из кассы работникам выдавались, что может быть подтверждено расходным кассовым ордером. Поэтому у налоговых органов нет оснований считать, что денежные средства, выданные работникам без их заявлений, остались в кассе. Следовательно, такие денежные средства не могут увеличивать остаток денежных средств в кассе.

Отсутствие заявлений работников на выдачу денег под отчет является нарушением порядка выдачи денежных средств из кассы, за что административная ответственность по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях не предусмотрена.

Обоснование: Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером (п. 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П)). Унифицированная форма расходного кассового ордера (N КО-2) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) содержит подпись лица о получении денежных средств и подпись кассира, подтверждающую их выдачу. Таким образом, факт выдачи денежных средств работнику из кассы подтверждается документально. Несмотря на отсутствие заявлений работников на выдачу денег под отчет, расценивать выданные денежные средства как оставшиеся в кассе неправомерно. Поэтому выданные под отчет денежные средства не могут увеличивать остаток денежных средств в кассе. Следовательно, нет оснований утверждать о превышении лимита.

В то же время организация должна выдавать наличные денежные средства работнику на основании письменного заявления подотчетного лица (п. 4.4 Положения N 373-П). Однако за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 N 09АП-34612/2012). Поэтому отсутствие заявлений работников на выдачу денег под отчет не приводит к возникновению административной ответственности.

М. Н.Озерова

Группа компаний

"Аналитический Центр"

23.04.2013