Контрагент организации запрашивает акт, счет и счет-фактуру для целей НДС в связи с их утратой. В организации сменился руководитель. Вправе ли организация оформить дубликаты документов и поставить на них подпись нового руководителя или она должна поступить каким-то другим образом? Также возможно предоставить контрагенту заверенную копию документа, подтверждающего назначение на должность нового руководителя
Ответ: Организация вправе оформить дубликаты акта, счета и счета-фактуры в связи с их утратой контрагентом и поставить на них подпись нового руководителя. Главное, чтобы восстановленные документы по суммам совпадали с утерянными контрагентом организации актами и счетами и содержали все их показатели и реквизиты.
Обоснование: Согласно п. 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
Исходя из п. 7 ст. 3 Налогового кодекса РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов).
В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ.
Формы акта и счета нормативно не установлены, данные документы являются первичными учетными документами.
Ни в ГК РФ, ни в НК РФ ничего не говорится о процедуре оформления дубликатов акта, счета и счета-фактуры в случае утраты своих экземпляров контрагентом налогоплательщика. В частности, никак не регулируется возможность проставления на дубликатах данных документов подписи нового руководителя налогоплательщика, учитывая, что лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа, изменилось (по сравнению с тем, которое действовало на момент составления оригиналов данных документов).
В связи с этим считаем возможным обратиться к судебной практике.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 10.08.2009 N А06-2176/08 отмечено, что налоговое законодательство не содержит запрета на восстановление счетов-фактур путем оформления дубликатов этих документов. Однако восстановленные документы по суммам должны совпадать со спорными счетами-фактурами, содержать реквизиты спорных счетов-фактур и бесспорно подтверждать факт оплаты именно этих счетов-фактур.
По аналогии с данным выводом суда следует заключить, что законодательство не содержит запрета и на восстановление актов и счетов путем оформления дубликатов этих документов, при этом восстановленные документы по суммам в рассматриваемой ситуации должны совпадать с утерянными контрагентом организации актами и счетами, содержать их реквизиты.
В Постановлении ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598 рассмотрена ситуация, в которой в связи с утратой счетов-фактур от организаций-контрагентов организация-налогоплательщик запросила дубликаты счетов-фактур. Факты утраты первичных счетов-фактур, запроса дубликатов счетов-фактур и представления налогоплательщику дубликатов документов были установлены налоговым органом, подтверждаются материалами дела.
В представленных дубликатах счетов-фактур, выставленных контрагентами, все требуемые реквизиты были соблюдены, в том числе они подписаны действующими на момент подписания дубликатов счетов-фактур руководителями организаций-контрагентов.
Подписание счетов-фактур разными должностными лицами вызвано причинами, не зависящими от налогоплательщика, - сменой руководителей контрагентов в соответствующие периоды.
Судом установлено, что информация о смене руководства у контрагентов имеется у налоговых органов, в том числе в базах ЕГРЮЛ, ЕГРН.
С учетом изложенного суд пришел к выводу о том, что налогоплательщик правомерно применил налоговые вычеты по НДС.
По нашему мнению, приведенную позицию суда возможно применять в данном случае в том смысле, что организация вправе оформить дубликаты акта и счета-фактуры в связи с их утратой контрагентом и поставить на них подпись нового руководителя: главное, чтобы восстановленные документы по суммам совпадали с утерянными контрагентом организации актами и счетами и содержали все их показатели и реквизиты. Также возможно предоставить контрагенту заверенную копию документа, подтверждающего назначение на должность нового руководителя.
Ю. М.Лермонтов
Советник государственной
гражданской службы РФ
3 класса
20.05.2013