Можно ли принять к налоговому учету в целях исчисления налога на прибыль путевой лист, в котором указаны несколько маршрутов следования, но не указано количество пройденных километров для каждого маршрута?

Можно ли принять путевые листы, если по одному маршруту в разные дни не совпадает количество пройденных километров?

Можно ли обойтись без путевых листов и чем-нибудь их заменить?

Ответ: Указывать количество пройденных километров для каждого маршрута в одном путевом листе не следует, достаточно указать показания одометра при выезде транспортного средства со стоянки и его заезде на стоянку.

Количество пройденных километров по одному маршруту в путевом листе в разные дни может не совпадать (например, при объезде мест, где затруднено движение), однако значительная разница может вызвать возражения со стороны налоговых органов.

Обойтись без путевых листов нельзя, однако организация вправе или использовать форму путевых листов, установленную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте", или заменять ее путевыми листами, содержащими обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).

Обоснование: Пункт 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ устанавливает, что плательщик налога на прибыль уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Подпункт 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относит расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта), а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Часть 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Закон N 259-ФЗ) устанавливает, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Часть 2 той же статьи запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Часть 4 данной статьи закрепляет, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Путевые листы автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России N 78. Однако данные унифицированные формы с 01.01.2013 не являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

В Письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 "О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов" говорится, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Пункт 3 Приказа N 152 устанавливает следующие обязательные реквизиты для путевого листа:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Таким образом, обойтись без путевых листов все же не представляется возможным, однако, опираясь на изложенные нормы, организация вправе использовать формы путевых листов, установленные Постановлением Госкомстата России N 78, или же самостоятельно разработать формы путевых листов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Приказом N 152.

Согласно Письму Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Таким образом, указывать количество пройденных километров для каждого маршрута в одном путевом листе не следует, достаточно указать показания одометра при выезде транспортного средства со стоянки и его заезде на стоянку.

По нашему мнению, количество пройденных километров по одному маршруту в путевом листе в разные дни может не совпадать (например, при объезде мест, где затруднено движение), если это не будет ставить под сомнение обоснованность расходов (абз. 3 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Я. Г.Боровиков

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

21.05.2013