Вправе ли организация отражать в налоговом учете расходы в целях исчисления налога на прибыль на основании копий первичных документов при условии, что в дальнейшем контрагент передаст оригиналы документов?

Ответ: Наиболее корректным и менее рискованным будет отражение расходов в налоговом учете в целях исчисления налога на прибыль только на основании оригиналов первичных документов, фактически поступивших в организацию.

Организация может отражать хозяйственные операции на основании копий документов только при условии организации строгого контроля за своевременным поступлением оригиналов соответствующих документов и отражением в них хозяйственных операций в учете.

Обоснование: Обязательное документальное подтверждение расходов в налоговом учете предусмотрено в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Налоговые органы придерживаются строгой позиции, что копии документов не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так, например, в Письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 определено, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Следовательно, для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Таким образом, наиболее корректным и менее рискованным будет отражение расходов в налоговом учете только на основании оригиналов первичных документов, фактически поступивших в организацию.

Данный порядок рекомендуется прописать в учетной политике по налоговому учету.

Учитывая сложившуюся практику ведения учета в РФ (до закрытия периода в налоговом учете организации, как правило, производят корректировки учетных данных), некоторые организации практикуют отражение хозяйственных операций в учете на основании факсовых копий документов, если имеется уверенность в оперативном получении оригиналов первичных документов (до завершения соответствующего отчетного периода).

При отражении хозяйственных операций в налоговом учете на основании копий документов необходимо строго отслеживать поступление соответствующих оригиналов как для целей налогового учета расходов, так и для избежания двойного отражения одной и той же хозяйственной операции в учете (рекомендуется ведение реестра документов).

При непоступлении оригинала первичного документа на момент закрытия отчетного года необходимо провести сторнирование неподтвержденных расходов. При существенном объеме документооборота применение данного подхода значительно увеличивает объем работы и многократно повышает вероятность ошибок в налоговом учете и, соответственно, претензий налоговых органов.

Таким образом, организация может отражать хозяйственные операции на основании факсовых копий документов только при условии организации строгого контроля за своевременным поступлением оригиналов соответствующих документов и отражением в них хозяйственных операций в учете.

В. В.Черкасова

ЗАО "МСАй ФДП-Аваль"

01.07.2013