Порядок компенсации проезда в отпуск и обратно личным транспортом
(Бочин А. А.) ("Право и экономика", N 12, 2000) Текст документаПОРЯДОК КОМПЕНСАЦИИ ПРОЕЗДА В ОТПУСК И ОБРАТНО ЛИЧНЫМ ТРАНСПОРТОМ
А. А. БОЧИН
Бочин Александр Анатольевич Родился 28 августа 1964 г. В 1995 г. закончил Институт менеджмента, экономики и права Мурманской государственной академии рыбопромыслового флота. Работал юрисконсультом в АО "Заполярье", начальником юридического отдела ОАО "ЛУКойл - Арктик - Танкер", юрисконсультом в Мурманском облпотребсоюзе. В настоящее время - юрисконсульт ГОУП "Мурманскводоканал". Неоднократно публиковался в журналах "Хозяйство и право", "Бухгалтерский учет", газете "Экономика и жизнь".
Вопросы предоставления гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, неотделимы от вопросов отнесения затрат предприятий, связанных с возмещением своим работникам расходов, понесенных в результате проезда личным транспортом к месту использования отпуска и обратно. При выплате предприятиями таких компенсаций своим работникам требуют разрешения следующие вопросы. 1. В каком размере затраты предприятия подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг) - в размере фактических расходов работника на приобретение им топлива для личного автомобиля по маршруту следования к месту использования отпуска и обратно или в размере, установленном Инструкцией о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденной Приказом Министерства труда РСФСР от 22 ноября 1990 г. N 2 (далее - Инструкция о порядке предоставления социальных гарантий)? 2. Какие документы и каким образом должны быть оформлены при отнесении предприятием затрат на себестоимость продукции (работ, услуг)? 3. Следует ли выделять расчетным путем НДС из стоимости топлива по чекам АЗС и относить на расчеты с бюджетом?
Для ответов на поставленные вопросы прежде всего необходимо обратиться к нормам законодательной базы Российской Федерации, установившим государственные гарантии по возмещению дополнительных материальных и физиологических затрат гражданам в связи с работой и проживанием в экстремальных природно - климатических условиях Севера. Основным нормативным актом здесь является Закон РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" (далее - Закон о государственных гарантиях). Пунктом 2 Постановления Верховного Совета РФ от 19 февраля 1993 г. N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" установлено, что "с момента введения указанного Закона действующие законодательные акты Российской Федерации применяются в части, не противоречащей указанному Закону". Поскольку ст. 33 Закона о государственных гарантиях прямо предусмотрено, что работники один раз в два года имеют право на оплачиваемый за счет предприятий проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно личным транспортом, то, следовательно, п. 39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий, которым установлено, что при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно на личном автомобиле производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, применяется исключительно в том случае, когда работник не представил предприятию оправдательные документы, подтверждающие произведенные им фактические расходы на проезд. Таким образом, в соответствии с подп. "о" п. 2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 5 августа 1992 г. N 552 (далее - Положение о составе затрат), в себестоимость продукции (работ, услуг) включается оплата проезда к месту использования отпуска и обратно личным транспортом работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в размере их фактических расходов на приобретение топлива для личного транспорта по маршруту следования к месту использования отпуска и обратно. Данную позицию подтверждает, в частности, письмо Минфина России от 7 апреля 1998 г. N 04-02-11/2, в котором говорится следующее: "...в себестоимость продукции (работ, услуг) подлежат включению затраты организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, связанные с возмещением своим работникам расходов по использованию личного транспорта для проезда к месту отпуска и обратно... исчисление указанных затрат должно производиться исходя из норм расхода бензина в зависимости от марки личного автомобиля работника, расстояния до места использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, стоимости бензина по маршруту движения". Вопрос документального оформления каждой хозяйственной операции, проводимой предприятием, тем более важен, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все такие операции должны в обязательном порядке оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В связи с этим необходимо отметить, что прежде всего обязательства работодателя по компенсации затрат надлежит включить в коллективный договор, если заключение такового на предприятии предусмотрено. Правовые основы разработки, заключения и выполнения коллективного договора урегулированы Законом РФ от 11 марта 1992 г. N 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях". Желательно, чтобы данные компенсации также были предусмотрены соглашениями, порядок заключения которых установлен этим же нормативным правовым актом. Так, в настоящее время действует Отраслевое тарифное соглашение между Центральным советом горно - металлургического профсоюза России и Ассоциацией промышленников горно - металлургического комплекса России на 1999 - 2000 гг. от 10 февраля 1999 г. В пункте 5.6.1 данного Соглашения говорится, что в организациях горно - металлургического комплекса, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплата проезда работников к месту использования отпуска и обратно, в том числе в страны СНГ, производится по фактическим затратам (кроме такси), при этом оплата проезда по территории стран СНГ (за пределами России) осуществляется из прибыли предприятия. Однако нужно учесть, что заключение такого соглашения от работников конкретного предприятия не зависит. Следующий документ, который в отличие от вышеуказанных обязательно должен быть на предприятии, - это приказ, подробно оговаривающий порядок оплаты проезда работников к месту использования отпуска и обратно. Естественно, в приказе отражается порядок оплаты работникам затрат на проезд в отпуск и обратно любым видом транспорта. Что же касается проезда работников к месту использования отпуска и обратно личным транспортом, то приказом должно регламентироваться, в каких случаях предприятие производит оплату стоимости проезда с отнесением данных затрат на себестоимость продукции, а в каких - за счет прибыли (так, оплата проезда в пределах территории Российской Федерации относится на себестоимость продукции (работ, услуг), а по территории СНГ - осуществляется за счет прибыли предприятия). Также приказ должен содержать перечень документов, представляемых работниками предприятию, куда должны входить: а) заполненный авансовый отчет; б) документ, подтверждающий факт проведения работником отпуска в определенном, избранном им месте. Основываясь на практике, можно сказать, что сегодня таким наиболее распространенным документом является выдаваемое работнику предприятием отпускное удостоверение, на котором обязательно должны быть проставлены даты прибытия работника на место проведения отпуска и отъезда в обратном направлении. Иные документы, например документ о регистрации при временном проживании, квитанция гостиницы, справка железнодорожного вокзала, документ, выдаваемый администрацией сельского совета, районной администрацией и т. п., представляются работниками в случае потери ими отпускного удостоверения и могут рассматриваться в порядке исключения; в) копия документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство. При этом надо учитывать следующее: если работник представляет доверенность на право управления транспортным средством, то в этом случае предприятие не вправе включать в себестоимость продукции (работ, услуг) затраты, связанные с возмещением такому работнику расходов, понесенных в связи с проездом к месту использования отпуска и обратно личным транспортом, поскольку компенсация в силу норм ст. 33 Закона о государственных гарантиях выплачивается только лицам, обладающим правом собственности на транспортное средство. В таком случае предприятие может компенсировать работнику расходы за счет прибыли или же выплатить компенсацию только в размере стоимости проезда в общем вагоне пассажирского поезда кратчайшим путем с включением таких затрат в себестоимость продукции (работ, услуг). Для этого работники должны представить предприятию помимо отпускного удостоверения справку Министерства путей сообщения РФ о стоимости проезда в общем вагоне пассажирского поезда кратчайшим путем до ближайшего к месту проведения отпуска населенного пункта и обратно. Если же транспортное средство находится в общей собственности супругов, то супруг - работник предприятия, которое компенсирует ему расходы по проезду в отпуск и обратно, должен представить предприятию документ, подтверждающий его право собственности на автомобиль. Такие документы, называемые свидетельствами о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдают нотариусы; г) справка соответствующей транспортной организации - УТЭП (узловые транспортно - экспедиционные перевозки) о стоимости проезда на личном транспорте, в котором должны быть указаны маршрут следования и его километраж, марка топлива и его расход (в зависимости от марки автомобиля и года его выпуска), средняя стоимость топлива в период следования по указанному маршруту, общая сумма затрат <*>; д) документы, подтверждающие произведенную оплату топлива при движении по маршруту следования (чеки АЗС). -------------------------------- <*> При использовании работниками отпуска на территории государств бывшего СССР в справке транспортной организации указываются данные исходя из стоимости проезда до ближайшего к месту использования отпуска населенного пункта на территории Российской Федерации и обратно.
В приказе также должно быть отражено следующее: если работник проводил отпуск в нескольких местах, то ему возмещаются расходы по оплате проезда до одного избранного им места, указанного в отпускном удостоверении, а также расходы по оплате обратного проезда от этого же места. Помимо вышеперечисленных документов предприятию необходимо также иметь приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска конкретному работнику. Что касается вопроса о том, следует ли выделять расчетным путем НДС из стоимости топлива по чекам АЗС и относить на расчеты с бюджетом, то надо отметить, что единого мнения на этот счет сегодня не имеется. Согласно абз. 2 п. 2 ст. 7 Закона РФ от 6 декабря 1991 г. N 1992-1 "О налоге на добавленную стоимость" сумма налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от покупателей за реализованные товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за поступившие (принятые к учету) материальные ресурсы (работы, услуги), стоимость которых относится на издержки производства и обращения. Таким образом, поскольку в соответствии с Положением о составе затрат затраты предприятий, связанные с возмещением своим работникам расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, в том числе и личным транспортом, подлежат включению в себестоимость продукции (работ, услуг), то сумма НДС, исчисленная расчетным путем, подлежит отнесению на расчеты с бюджетом. Вместе с тем по запросам отдельных предприятий эксперты Минфина и МНС России дают разные ответы. Так, например, в письме Минфина России от 28 июня 1999 г. N 04-03-11 разъясняется, что исчислять НДС по расходам, связанным с проездом в отпуск, оснований не имеется. В этом случае для предприятий будет разумнее не действовать на свой страх и риск, а обратиться в соответствующие налоговые органы по месту своего нахождения за письменным разъяснением, которое налоговые органы в силу подп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ обязаны им дать. Выполнение же налогоплательщиком письменного разъяснения по вопросам применения законодательства о налогах и сборах согласно подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ служит обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения.
Название документа