Документооборот по командировкам
(Беляева Н. А.)
("Спорт: экономика, право, управление", 2006, N 4)
Текст документа
ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ
Н. А. БЕЛЯЕВА
Беляева Н. А., консультант по налогам ЗАО "BKR-Интерком-Аудит".
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как и любая хозяйственная операция, осуществляемая туристической фирмой, командировка должна быть документально оформлена. Рассмотрим порядок документооборота по командировкам в туристических фирмах.
В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
Указанные формы должны применяться всеми туристическими организациями при направлении работников в командировки.
В соответствии с Постановлением N 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
Т-10 "Командировочное удостоверение";
Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Документальное оформление приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо.
При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением N 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая туристическая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные туристические организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.
Пример 1
Туристическая фирма ООО "Лазурь", находящаяся в Москве, направляет в командировку в ООО "Альфа" (Таганрог) сотрудника отдела сбыта - менеджера А. А. Иванова для обмена опытом. Срок командировки - пять дней: с 19 по 23 апреля 2006 г. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО "Лазурь".
Работник кадровой службы ООО "Лазурь" должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).
Унифицированная форма Т-9
Код
Форма по ОКУД 0301022
ООО "Лазурь"
________________________________________________ по ОКПО
наименование организации
Номер Дата
документа составления
001 16.04.2006
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
Табельный номер
Иванова Алексея Александровича 002
(фамилия, имя, отчество)
Отдел сбыта ООО "Лазурь" (г. Москва)
__________________________________________________________________
структурное подразделение
менеджер
__________________________________________________________________
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Таганрог, ООО "Альфа"
__________________________________________________________________
место назначения (страна, город, организация)
Сроком на 5 календарных дней
с "19" апреля 2006 года по "23" апреля 2006 года
с целью обмена опытом ____________________________________________
__________________________________________________________________
ООО "Лазурь"
Командировка за счет средств _____________________________________
Основание служебное задание N 001 от 16.04.2006
(документ, номер, дата): _________________________________________
служебное задание, другое основание, указать
директор Петров Ю. А.
Руководитель организации __________ _______ _____________________
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
С приказом
(распоряжением) ознакомлен _________________ "16" апреля 2004 года
(подпись работника)
Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)
Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).
Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем турфирмы, в которой работает командированный работник, утверждается руководителем фирмы или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом.
Следовательно, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу туристической организации, либо возмещение работнику организации осуществленных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.
Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.
Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10)
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Пример 2
Оформим командировочное удостоверение на А. А. Иванова, менеджера отдела сбыта ООО "Лазурь" (Москва), который находился в командировке на ООО "Альфа" (Таганрог) с 19 по 23 апреля 2006 г.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющей А. А. Иванова в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
Унифицированная форма Т-10
Код
Форма по ОКУД 0301024
ООО "Лазурь
________________________________________________ по ОКПО
наименование организации
Номер Дата
документа составления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ 15 16.04.2006
Табельный номер
Работник Иванов Алексей Александрович 022
(фамилия, имя, отчество)
Отдела сбыта ООО "Лазурь" (г. Москва)
__________________________________________________________________
структурного подразделения
менеджер
__________________________________________________________________
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Таганрог, на ООО "Альфа"
командируется в __________________________________________________
(место назначения (страна, город, организация))
для обмена опытом ________________________________________________
(цель командировки)
__________________________________________________________________
5 (Пять)
на ________ календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
апреля апреля
с "19" _____________ 2006 года по "23" __________ 2006 года
Действительно по предъявлении паспорта.
Руководитель директор Петров Ю. А.
организации ______________ _____________ _______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Москвы Таганрог
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
апреля апреля
"19" _______ 2006 года "20" _______ 2006 года
директор ООО "Лазурь" директор ООО "Альфа"
_____________________ __________ _____________________ _________
(должность) (подпись) (должность) (подпись)
Петров Ю. А. Светлов А. К.
_______________________________ _______________________________
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
М. П. М. П.
Таганрога Москву
Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________
апреля апреля
"22" _______ 2006 года "23" _______ 2006 года
директор ООО "Альфа" директор ООО "Лазурь"
_____________________ __________ _____________________ _________
(должность) (подпись) (должность) (подпись)
Светлов А. К. Петров Ю. А.
_______________________________ _______________________________
(расшифровка подписи) (расшифровка подписи)
М. П. М. П.
Командировочное удостоверение (форма Т-10) необходимо оформлять только при командировках по территории Российской Федерации, когда не ставят отметки в загранпаспорте. Если же работник туристической организации выезжает за рубеж, то для подтверждения времени пребывания работника турфирмы в командировке достаточно к авансовому отчету формы АО-1 приложить ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.
Оформление авансового отчета (форма АО-1)
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет формы АО-1 о произведенных командировочных расходах.
Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию турфирмы отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший денежные средства под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Бухгалтер туристической организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, туристическая организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок.
Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.
Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ - рублях, и в иностранной валюте.
При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденного Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н).
В соответствии с п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", в случае если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.
По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.
Учет курсовых разниц при выдаче банковской карты для загранкомандировок
Использовать банковскую карту при направлении работников в командировки для организации удобно и выгодно. В этом случае организации нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника.
Держателями банковской карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Для обслуживания каждой карты банк открывает специальный карточный счет. На него зачисляются денежные средства и списываются в оплату произведенных расходов.
Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.
Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и/или в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов (п. 3.1 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком Российской Федерации от 24 декабря 2004 г. N 266-П).
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, предназначен счет 55 "Специальные счета в банках" (План счетов бухгалтерского учета N 94н). Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно.
Пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7 ПБУ 3/2000).
Пример 3
Турфирма ЗАО "Вега" направила сотрудника в загранкомандировку (Ливерпуль) и выдала ему банковскую карту. 2 июня на специальный счет с текущего валютного счета организации перечислено 2000 евро. Вернувшись 4 июня из загранкомандировки, сотрудник предоставил авансовый отчет, в котором указано, что 3 июня оплачен авиабилет стоимостью 500 евро, 4 июня оплачен счет за гостиницу стоимостью 400 евро. К авансовому отчету приложены авиабилет, счет за гостиницу и слипы, подтверждающие произведенные оплаты. По данным выписки банка средства списаны со счета банковской карты 3 июня - 500 евро, 5 июня - 400 евро.
Официальный курс евро составил:
- 2 июня - 34,40 рубля/EUR;
- 3 июня - 34,50 рубля/EUR;
- 4 июня - 34,60 рубля/EUR;
- 5 июня - 34,70 рубля/EUR.
В бухгалтерском учете ЗАО "Вега" сформированы следующие записи:
Корреспонденция
счетов Сумма, Содержание операции
рублей
Дебет Кредит
2 июня
55 52 68800 Отражен перевод денежных средств с теку -
4 щего валютного счета на счет банковской
карты (2000 x 34,40 рублей/EUR)
3 июня
55 91 200 Отражена положительная курсовая разница
4 1 по счету банковской карты на дату совер -
шения операции (2000 x (34,50 рубля/EUR -
34,40 рубля/EUR)
71 55 17250 Отражено списание денежных средств со
4 счета банковской карты (500 x 34,50
рубля/EUR)
4 июня
71 91 50 Отражена положительная курсовая разница,
1 возникшая на дату утверждения авансового
отчета (500 x 34,60 рубля/EUR - 34,50
рубля/EUR)
26 71 31140 Отражены командировочные расходы
((500 + 400) x 34,60 рубля/EUR)
5 июня
91 71 40 Отражена отрицательная курсовая разница
1 по счету учета расчетов с подотчетными
лицами на дату списания денежных средств
со счета банковской карты (400 x (34,70
рубля/EUR - 34,60 рубля/EUR)
55 91 300 Отражена положительная курсовая разница
4 1 по счету банковской карты ((2000 - 500) x
(34,70 рубля/EUR - 34,50 рубля/EUR)
71 55 13800 Отражено списание денежных средств со
4 счета банковской карты (400 x 34,70
рубля/EUR
Название документа