Что раньше - штатное расписание или трудовой договор?

(Шутов И. Ю.)

("Административное право", 2011, N 3)

Текст документа

ЧТО РАНЬШЕ - ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ ИЛИ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР?

И. Ю. ШУТОВ

Шутов Игорь Юрьевич, начальник отдела кадров российской группы компаний "Таврида Электрик".

В своей статье я хотел бы поднять тему, которая ежемесячно будоражит мозг кадровиков и бухгалтеров. Много статей уже написано по поводу такого понятия, как "штатное расписание".

Также исчерпывающе форма данного документа описана в приложении к Постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты". Тем не менее по-прежнему остается нерешенным вопрос о том, когда штатное расписание должно утверждаться.

В настоящее время распространено мнение о том, что ШР должно утверждаться в конце каждого месяца с описанием того состояния (Ф. И.О, должность, подразделение, оклад и т. д.), которое вступит в действие только в следующем месяце. Например, мы утверждаем ШР на январь следующего года только 25 декабря текущего. Такая практика довольно распространена. И многие организации страдают от того, что "сковывают" себя ШР на целый месяц. И эти "оковы" знакомы многим специалистам не понаслышке. Как часто возникает вопрос какого-нибудь начальника отдела: "Почему мы не можем взять Петрова на работу?". И ответ кадровика: "Потому, что его должности нет в ШР". Проблемы со штатным расписанием возникают и тогда, когда дело касается изменения оклада или структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Все эти нюансы отражаются на мобильности управления персоналом в компании. Зачастую возникают ситуации, когда нет времени ждать месяц для того, чтобы ввести новые изменения в ШР. При этих трудностях разные организации идут разными путями. Одни перестают вести ШР и утверждать его при изменениях, тем самым нарушают трудовое законодательство и впоследствии сталкиваются с более тяжелыми проблемами (трудовые споры, инспекции, аудиты). Другие (особенно ответственные кадровики или главные бухгалтеры) - начинают теребить своего генерального директора с просьбой переподписать или подписать в новой редакции уже утвержденное ШР. В результате вызывают немилость руководителя организации, который вынужден впоследствии либо приостанавливать прием на работу и переводы, либо идти по первому пути, описанному выше.

Очень часто бывают такие ситуации, когда рекрутеры ищут нужного специалиста и, находя его, сталкиваются с тем, что его не могут принять на работу из-за отсутствия ставки в ШР. В результате специалист, который активно ищет работу, не дожидается наступления нового месяца и находит себе более "гибкого" и мобильного работодателя.

При установлении испытательного срока часто с сотрудниками договариваются о том, что их зарплата увеличится после успешного прохождения испытания. Тем не менее успешно прошедшему испытательный срок специалисту иногда приходится еще месяц ожидать заветного увеличения ЗП, так как его новый оклад просто забыли прописать в утвержденном заранее ШР.

Случаев из реальной практики каждого управленца, связанных с указанными выше вопросами, можно перечислять бесконечно. И ничего, кроме негатива, в адрес кадровых служб и бухгалтерии данная практика не добавляет. В результате отсутствия гибкости ШР страдают и сотрудники, и кандидаты, и соответствующие службы, и руководитель организации. В конечном итоге все страдают от несовершенства процедуры утверждения ШР. При этом на вопрос о том, почему вы не облегчите себе работу, кадровики, бухгалтеры, юристы начинают говорить либо о том, что они так делали всегда, либо (наиболее грамотные) начинают ссылаться на абз. 7 ст. 57 Трудового кодекса РФ. В данном абзаце написано о том, что обязательными для включения в трудовой договор являются в том числе условия о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием...).

Многие знакомы со ст. 15 ТК РФ, в которой написано о том, что трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием...).

Но зачастую ключевым аргументом в пользу утверждения ШР наперед становится понятие самого трудового договора, указанного в ст. 56 ТК РФ, где написано о том, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции... Как мы видим из ст. 57 ТК РФ, трудовая функция - это и есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием.

Многие юристы, кадровики и другие специалисты трактуют данную норму таким образом, что в трудовой договор, который мы заключаем при приеме на работу, должно вноситься название должности, которое уже указано в ШР. Таким образом, считают указанные специалисты, сначала должно появиться ШР, а потом уже трудовой договор. И эта идея беспощадно вбивалась и продолжает вбиваться на разнообразных семинарах и лекциях в головы наших кадровиков и бухгалтеров при каждом удобном случае. Причиной этого может быть пресловутое несовершенство нашего законодательства. Наш законодатель, безусловно, любит путать народ замысловатыми определениями в правовых нормах. Вот и в этот раз он меня не разочаровал. В указанных выше статьях ТК РФ встречается интересное понятие "обусловленность". В Толковом словаре С. И. Ожегова обусловленность понимается как причинно-следственная связь, а также вообще зависимость.

В большинстве других словарей (Даля, Ушакова и т. д.) я такого понятия не нашел. Далее буду пользоваться определением С. И. Ожегова. Как мы понимаем, от того, зависимость это или причинно-следственная связь, может многое поменяться в нашем подходе к утверждению ШР. Если "обусловленность" - это причинно-следственная связь, то тогда вопрос о том, что раньше - ШР или ТД (трудовой договор) - для меня решался бы в пользу ШР. Причина - это ШР, а ТД - это следствие.

С другой стороны, если обусловленность - это зависимость, то не так важно, в какой момент мы установим данную зависимость. Мы можем сначала заключить трудовой договор, указав там название той должности, оклада и подразделения, о котором стороны договорятся, а в конце текущего месяца установить зависимость с ШР (т. е. прописать в ШР уже зафиксированные в трудовом договоре условия).

Наверняка, у многих читателей мои размышления вызовут бурю эмоций по поводу того, что я пытаюсь навязать какую-то псевдотеорию. Но давайте посмотрим на ситуацию трезво. Главное, что мы должны обеспечить при связи ТД и ШР, - это обусловленность и соответствие. С понятием "обусловленность" мы разобрались выше. Неопределенность трактовки этого понятия я бы толковал в пользу удобства и здравого смысла, с которым должны подходить работодатели к управлению ШР. Кроме того, сам корень слова "обусловленный" говорит нам о том, что работодатель и работник могут, что называется, "на словах", договориться о содержании трудовой функции, а затем прописать ее в документах.

А понятие "соответствие" мы обеспечиваем по аналогии с зависимостью (см. выше). Равенство между названием должности в ШР и ТД мы достигаем к концу месяца, в котором у нас произошел прием, перевод или увольнение. Таким образом, ШР из понятия планового может стать для нас понятием отчетным.

Все мы используем такую форму, как расчетная ведомость или табель учета рабочего времени. Эти документы закрепляют факт проведенных мероприятий и (или) состоявшихся событий. Аналогично я предлагаю использовать и ШР. Резонно возникнет вопрос о том, а зачем же нам тогда вообще ШР нужно, если уже есть расчетная ведомость и табель. Ответов можно предложить два. Во-первых, для соблюдения требований ТК РФ. Об этом написано выше. Во-вторых. Утвержденное в конце месяца ШР позволит закрепить структуру, численность персонала за конкретный период, что позволит планировать работу с персоналом в следующем месяце.

Предвижу также вопрос о том, как тогда планировать работу с персоналом без ШР. Я бы предложил использовать электронный документ, который носил бы название "План по персоналу". И в данном документе можно было бы отразить Ф. И.О. и должности, подразделения, оклады и надбавки, и даже возможность обучения, и много всего того, что хотелось бы делать с сотрудниками. В любом случае данный электронный документ не сковывал бы уже никого по форме документа. Вместе с тем в нем можно было бы четко определить плановый ФОТ и работать в течение месяца, не превышая его. Таким образом, была бы снята дополнительная нагрузка на генерального директора, который только подписывал бы в конце месяца фактическое ШР, а для плана по персоналу утверждал бы месячный ФОТ и позволял бы своим подчиненным топ-менеджерам действовать свободно и мобильно в рамках утвержденного ФОТа.

И еще один вопрос, который может возникнуть в результате прочтения этой статьи: "А как же сокращение штата?". Процедура сокращения штата достаточно подробно и логично описана в ТК РФ. Сначала приказ о сокращении численности (штата) сотрудников, потом уведомления увольняемым и ознакомление их с ШР, которое вступит в действие через 2 месяца.

Что касается утверждения ШР, то в данном случае работодателю нужно будет составить ШР на 2 месяца вперед. Но это, пожалуй, исключительный случай, когда в законодательстве прямо об этом написано. Часто ли происходят в большинстве организаций сокращения штатов? Думаю, что нет. Большинство успешных работодателей находят общий язык с сотрудниками и по договоренности расстаются с ними в случае необходимости.

В заключение хочу написать, что указанная выше идея утверждения ШР была успешно реализована в нашей компании и действует уже продолжительное время, переживая налоговые проверки и аудиты. Думаю, что даже если и возникнут трудовые споры на данную тему, то и их нам удастся урегулировать. В любом случае все используемые в компании процедуры должны обеспечивать торжество рациональности и эффективности, а не бюрократии.

Название документа