Предварительная проверка контрагента в организации на стадии заключения договора
(Хузин Р. Р.)
("Юрист", 2011, N 2)
Текст документа
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТА В ОРГАНИЗАЦИИ
НА СТАДИИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА
Р. Р. ХУЗИН
Уверенность в надлежащем оформлении обязательств контрагента является основой успешного ведения предпринимательской деятельности. В статье представлены рекомендации по осуществлению проверки правового статуса партнера, использование которых желательно до заключения договора. Выводы автора могут быть использованы в правоприменительной практике.
Ключевые слова: проверка, контрагент, договор, доверенность, документы, устав, лицензия.
Preliminary verification of counteragent of organization at the stage of conclusion of contract
R. R. Khuzin
Certainty in the due formalization of obligations of counteragent is the basis for success in entrepreneurial activity. The article presents recommendations with regard to effectuation of verification of legal status of the partner, the use of which is desirable before the contract is concluded. The author's conclusions may be used in law application practice.
Key words: verification, counteragent, contract, power of attorney, documents, charter, license.
В процессе производственной деятельности организации вступают в различные взаимоотношения между собой. Оформление взаимоотношений зачастую происходит путем подписания сторонами договоров (контрактов).
Во избежание негативных последствий из-за ошибок, допущенных на стадии заключения договоров, необходимо предварительно изучить документы контрагента.
Автором этой статьи предлагается работнику договорного отдела, юрисконсульту запросить и изучить нижеуказанные основные документы:
1) копия устава, учредительный договор (если имеется).
Необходимо при изучении обратить внимание на следующие моменты:
- учредительные документы должны быть представлены полностью (представление выписок, части листов не допускается);
- при заключении контрактов с иностранным лицом им должны быть представлены документы, подтверждающие его статус, резидентство. Документы должны быть переведены на русский язык и легализованы. В соответствии с таможенным законодательством Российской Федерации каждой стране мира присвоены свои цифровые коды (Общероссийский классификатор стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001). При заключении контракта необходимо указывать после названия страны регистрации контрагента в скобках его цифровой код.
Пример 1 из арбитражной практики.
Иностранная фирма, зарегистрированная в офшорной зоне, обратилась в арбитражный суд с иском об отмене решения Международного коммерческого арбитражного суда при ТПП РФ, вынесенного в нашу пользу. В ходе судебного разбирательства ситуация складывалась не в нашу пользу. Переломить ход судебного разбирательства удалось путем оперативно полученной информации из Торгового реестра страны регистрации иностранной фирмы. Предоставленная нами выписка из торгового реестра содержала информацию, что фирма имела статус "прекращено", соответственно представители фирмы не обладали полномочиями на подписание искового заявления.
Российские предприниматели, регистрируя фирмы в офшорных зонах, в последующем не утруждаются для того, чтобы поддерживать статус фирмы как "действующее";
2) документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора.
Необходимо при изучении обратить внимание на следующие моменты:
- должна быть приложена заверенная копия протокола (решения) уполномоченного органа управления контрагента о назначении единоличного исполнительного органа;
- при изучении устава необходимо обращать внимание на разделы, где расписаны полномочия единоличного исполнительно органа (директора, генерального директора, президента). В частности, уставом может быть запрещено единоличному исполнительному органу совершать какие-либо сделки, либо имеется ограничение по сумме, либо необходимо получение согласия учредителя, совета директоров или иных органов;
3) доверенность на право подписания договора при подписании договора не единоличным исполнительным органом (контрагентом), а уполномоченным им представителем.
Необходимо при изучении обратить внимание на следующие моменты:
- в доверенности должна быть указана дата ее совершения (без даты совершения доверенность является недействительной);
- срок действия доверенности не должен быть просрочен;
- указанные в доверенности полномочия должны позволять данному лицу совершать необходимые действия;
- доверенность, выданная на территории иностранного государства, должна быть переведена на русский язык и легализована (проставлен апостиль);
4) копия свидетельства о государственной регистрации.
Необходимо при изучении обратить внимание на следующий момент:
- на соответствие наименования организации, указанной в уставе, с наименованием, указанным в свидетельстве;
5) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Необходимо при изучении обратить внимание на следующий момент:
- на соответствие наименования организации, указанной в уставе, с наименованием, указанным в свидетельстве;
6) выписка из ЕГРЮЛ (не позднее 1 месяца до предоставления).
Необходимо при изучении обратить внимание на следующие моменты:
- данные о руководителе контрагента должны совпадать с данными руководителя, подписывающего документы;
- адрес местонахождения контрагента, это имеет большое значение при указании адреса в договоре, заключаемом с контрагентом;
Примечание: при необходимости в договоре указывается еще и почтовый адрес.
- какие были изменения в уставных документах контрагента;
Примечание: зачастую контрагент предоставляет только Устав, но забывает предоставить изменения к Уставу. Изменения к уставу могу носить существенный характер. Соответственно после обнаружения нестыковок запрашиваются копии свидетельств о внесении в государственный реестр изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
7) копия лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит лицензированию в соответствии с законодательством РФ.
Необходимо при изучении обратить внимание на следующие моменты:
- к лицензии может быть приложен перечень видов деятельности, которые разрешается выполнять данной организации, его также необходимо истребовать;
- срок действия лицензии не должен быть просрочен.
В случае сомнения в достоверности подписи руководителя контрагента запрашивается:
- копия банковской карточки с образцом подписи, заверенная нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание.
В целях исключения налоговых и финансовых рисков при совершении сделок на большие суммы можно запросить:
- копию бухгалтерского баланса за последний квартал с отметкой налогового органа, справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, взносам, выданную налоговым органом;
- справку банка, в котором открыт основной счет контрагента, о наличии или отсутствии ссудной и иной задолженности за подписью руководства банка и главного бухгалтера, заверенной печатью банка.
Документы должны быть представлены для изучения заверенными нотариально либо подписью должностного лица и печатью организации. Заверение документов должностными лицами дисциплинирует контрагента, уменьшаются случаи представления устаревших документов.
При поверке контрагента большую помощь оказывает информация из баз данных, размещенных в Интернете, в частности на сайте www. ur-listok. ru (сайт "Юридический листок"), имеется собственная база данных о банкротстве предприятий в Российской Федерации, а также возможность выхода на базы данных: проверки паспортов граждан, годовых балансов акционерных обществ, реестр недобросовестных поставщиков, Единый государственный реестр юридических лиц, торговые реестры других государств и т. д.
------------------------------------------------------------------
Название документа