Как наиболее эффективно использовать электронные средства коммуникации при проведении ОСА?
(Дружинин А.) ("Акционерный вестник", 2012, N 9) Текст документаКАК НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА КОММУНИКАЦИИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ОСА?
А. ДРУЖИНИН
Дружинин Александр, эксперт журнала "Акционерный вестник".
Чем полезен материал: знание о том, каким образом оформить и внедрить применение современных коммуникаций в жизнь акционерного общества, позволит секретарю совета директоров и юристам сэкономить время при подготовке к ОСА, а руководителю общества - оптимизировать затраты.
Кому полезен: руководителю, юристу, акционеру.
Современный уровень развития науки и техники дает компании прекрасную возможность при проведении корпоративных процедур и принятии управленческих решений использовать различные средства связи - электронную почту, мобильную связь, Skype, факс и др. Их использование заметно сокращает временные и, как следствие, финансовые затраты. Например, заседания совета директоров можно проводить в режиме конференцсвязи, а бюллетени голосования направлять электронной почтой, особенно если члены совета директоров находятся в разных регионах нашей страны или за рубежом. К сожалению, в действующем корпоративном законодательстве вопросы использования современных средств коммуникаций не регламентированы. Если же обратиться к анализу судебной практики, то видно, что суды часто допускают их использование. Но при условии, что действующее законодательство не содержит на этот счет прямых запретов. В настоящей статье мы разберем наиболее показательные случаи использования современных средств коммуникации и расскажем, как это правильно оформить. Придерживайтесь принципа: "Разрешено все то, что не запрещено законом". Норм, регулирующих порядок и условия использования в корпоративной практике указанных средств коммуникации, нет ни в Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО), ни в Федеральном законе от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Однако оба Закона входят в систему гражданского законодательства, в котором, как известно, действует принцип: "Разрешено все то, что не запрещено законом". Участникам гражданского оборота это дает возможность определять свои действия по собственному усмотрению во всех тех случаях, когда правила их поведения прямо не предписаны законом, сообразуясь при этом с требованиями добросовестности и разумности и не выходя за пределы осуществления гражданских прав <1>. -------------------------------- <1> Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 02.11.2011 по делу N А53-2296/2011, ФАС Центрального округа от 09.12.2009 по делу N А23-881/09Г-17-88.
Проанализировав сложившуюся судебную практику, приведем наиболее показательные случаи, когда арбитры принимали в качестве доказательств документы, полученные посредством использования современных средств коммуникации.
- Skype -
N Прецедент Реквизиты судебного акта
1. Суд признал установленным факт Кассационное Определение заключения договора на разработку Санкт-Петербургского городского программы (новой системы управления суда от 08.02.2012 N контентом сайта) посредством 33-1736/2012 переписки по электронной почте и Skype между сторонами.
2. При рассмотрении наследственного Определение Ленинградского спора суд, определяя дату, когда областного суда от 29.03.2012 наследнику стало известно о смерти N 33-1345/2012 наследодателя, принял во внимание в том числе содержание переговоров, которые велись по Skype.
- E-mail - Факс -
N Прецедент Реквизиты судебного акта
1. Поводом для обращения в суд стал Определение ВАС РФ от 02.11.2011 вопрос о признании недействительными N ВАС-10609/11 по делу N договоров по причине несоблюдения их А50-23184/2010 письменной формы. Договоры были заключены посредством обмена документами по электронной и факсимильной связи. Суд отметил, что такой способ заключения договора не противоречит требованиям Конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, заключенной в Вене 11.04.1980, и российского законодательства и не влечет признания их недействительными в связи с несоблюдением письменной формы договора.
2. Суд признал надлежащим уведомление Постановление ФАС Поволжского конкурсного кредитора, сделанное по округа от 29.10.2009 по делу N факсу, о дате, времени и месте А12-4067/2008 собрания кредиторов в деле о банкротстве.
3. Суд признал допустимым уведомление о Постановление ФАС Поволжского переносе даты собрания конкурсных округа от 09.02.2012 по делу N кредиторов, которое было сделано по А65-12316/2008 e-mail и факсу.
4. Суд признал заключенным договор Постановление ФАС поставки технического оборудования Северо-Кавказского округа от на основании представленного истцом 12.04.2011 по делу N протокола осмотра нотариусом А63-4698/2010 страницы в Интернете. Из протокола следовало, что в электронной переписке, сохраненной в ящике истца в папке "Отправленные", содержались текстовые документы: договор, дополнительные соглашения к нему, счета, приложения и письма. Все документы, кроме того, были подписаны и скреплены печатью. Оценив представленные в материалы дела сканы документов, суд пришел к выводу, что договор поставки между сторонами был заключен.
5. При рассмотрении спора о взыскании Постановление ФАС Волго-Вятского задолженности за оказанные, но не округа от 28.04.2008 по делу N оплаченные услуги суд отметил, что А43-6362/2007-8-159 предоставление рекламных услуг на основании заявок, направляемых заказчиком исполнителю по электронной почте, не противоречит закону.
6. В качестве допустимого и Постановление ФАС достоверного доказательства суд Западно-Сибирского округа от признал гарантийное письмо, 15.09.2010 по делу N А67-955/2010 направленное по электронной почте, из текста которого усматривалось признание долга ответчиком.
7. Суд постановил, что даже если Постановление ФАС Волго-Вятского договор между сторонами был округа от 11.03.2005 по делу N составлен в письменной форме, то А17-84/13 заключение в последующем дополнительных соглашений к нему посредством обмена документов по факсимильной связи также является соблюдением письменной формы.
Прежде чем перейти к более подробному рассмотрению некоторых аспектов использования электронных средств коммуникации при осуществлении корпоративных процедур, хотим привести очевидное свидетельство положительного отношения суда к современным технологиям даже в сфере публичных отношений (голосование депутата через Skype). Суд отказал в удовлетворении заявления о признании недействительным решения госоргана о незаконной выдаче и отмене свидетельства о регистрации устава, поскольку порядок принятия устава не был нарушен. То обстоятельство, что голосование одного из депутатов происходило посредством видеоконференцсвязи с применением Skype (средство коммуникации, обеспечивающее голосовую и видеосвязь через Интернет), не повлияло на обоснованность требования заявителя, поскольку Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" применение названной программы при проведении заседаний представительных органов муниципальных образований не запрещено. Кроме того, данный способ их проведения следует признать прогрессивным с учетом развития телекоммуникационных систем связи и совершенствования соответствующего правового регулирования. Современные технические решения для проведения видеоконференцсвязи, обладающие высокой функциональностью и доступностью, существенно расширяют коммуникативные возможности. Кроме того, видеоконференцсвязь менее затратна в финансовом плане <2>. -------------------------------- <2> Апелляционное Определение Забайкальского краевого суда от 10.04.2012 по делу N 33-1082/2012.
То, что суд разрешил применение современных средств связи (в частности, Skype) даже при голосовании депутата, может свидетельствовать о правомерности их использования и в области корпоративного управления. Более того, прямого запрета на их использование нет и в Законе об АО. Проводите общее собрание акционеров в режиме видеоконференции. Суды лояльны к использованию современных средств коммуникации и при проведении корпоративных собраний. Так, акционерное общество решило провести общее собрание акционеров в режиме видеоконференции с использованием Skype, поскольку офис компании расположен в Москве, а генеральный директор компании находился в Улан-Удэ. В ходе проведенной видеоконференции они обсудили все вопросы повестки дня и приняли по ним соответствующие решения. На основе согласованных резолюций был составлен и в последующем подписан протокол собрания. Суд установил, что акционерам направлялись все необходимые документы к собранию, они единогласно проголосовали по вопросам повестки дня, результаты голосования и принятые решения были отражены в протоколе собрания, который также был подписан должным образом. Один из акционеров, требуя признать решение общего собрания недействительным, указал на обстоятельство использования средств видеоконференции при проведении общего собрания участников как на нарушение установленного порядка его проведения. Однако суд отметил, что ни Закон об АО, ни устав общества не содержат запрета на использование подобных средств при проведении общего собрания. Более того, посредством организованной видеоконференции акционеры, несмотря на территориальную удаленность, полноценно смогли общаться друг с другом в режиме реального времени. По мнению суда, такая форма проведения собрания никак не повлияла на возможность истца выразить свою волю, в том числе и проголосовать по вопросам повестки дня общего собрания АО <3>. -------------------------------- <3> Постановление ФАС Московского округа от 07.12.2010 N КГ-А4014496-10 по делу N А40-113202/09-62-790.
Отправляйте бюллетени по электронной почте. Главное достоинство e-mail состоит в возможности участников делового оборота оперативно обмениваться документами и тем самым оптимизировать свои временные и финансовые издержки. ФАС Московского округа при рассмотрении дела о признании недействительными решений совета директоров ООО и его внеочередного общего собрания указал, что проведение заседания совета директоров в форме заочного голосования путем направления бюллетеней по электронной почте с последующим их предоставлением в ООО не противоречит требованиям устава общества и его положению о совете директоров <4>. -------------------------------- <4> Постановление от 30.08.2010 N КГ-А40/7931-10 по делу N А40-111978/09-34-830.
В другом деле из-за перебоев в работе "обычной" почты бюллетень акционера вовремя не поступил в АО. Однако он предусмотрительно также направил свой бюллетень и по электронной почте. Окружной суд указал, что имеющиеся в деле доказательства в совокупности свидетельствуют о намерении данного акционера участвовать в собрании и принятии им своевременных и необходимых действий для реализации своего права на голосование по вопросам повестки дня. А почтовый конверт в АО не поступил по независящим от него причинам <5>. -------------------------------- <5> Постановление ФАС Уральского округа от 21.12.2011 N Ф09-8282/11 по делу N А71-3107/2011.
Таким образом, направление бюллетеней для голосования посредством электронной почты Закону об АО не противоречит. Но при этом в компании должна храниться информация об адресах электронной почты (собственноручно подписанное заявление от акционера или члена совета директоров с указанием адреса), а у голосующих лиц - сведения об адресе почты самой компании. Такую процедуру обмена документами при заочном голосовании необходимо закрепить в уставе АО. Не забывайте о соблюдении установленных законом обязательных корпоративных процедур. Акционерам необходимо иметь в виду, что свои предложения в повестку дня собрания акционеров они должны вносить в установленном Законом об АО порядке (ст. 53). Иначе они рискуют, что интересующие их вопросы либо вовсе не будут подниматься на собрании или же будет вынесено невыгодное им решение. Так, акционер, принимавший участие в собрании по вопросу принятия новой редакции устава общества, текст нового проекта получил по электронной почте. При личной встрече им были проведены переговоры с другим участником, в результате которых они пришли к соглашению принять спорные пункты нового устава в той редакции, которую предложил он. Подписав каждую страницу своего проекта нового устава, акционер направил его в компанию. Также он передал подписанный бюллетень для голосования с отметкой "за" в соответствующей графе. При рассмотрении обстоятельств дела суд обратился к нормам абз. 2 п. 2 ст. 36 Закона об ООО, согласно которым любой участник общества вправе вносить предложения о включении в повестку дня общего собрания участников общества дополнительных вопросов не позднее чем за 15 дней до его проведения. Дополнительные вопросы, за исключением тех, которые не относятся к его компетенции или не соответствуют требованиям федеральных законов, включаются в повестку. Участник же, предложивший свою редакцию устава, не обращался в общество с требованием о включении в повестку дня собрания дополнительного вопроса - об одобрении предложенной им редакции устава. Из протокола внеочередного общего собрания участников ООО следует, что в собрании приняли участие все участники общества и ими единогласно было принято решение об утверждении устава в новой редакции, с которой истец также был солидарен. Бюллетень для голосования, заполненный истцом, свидетельствует о том, что он голосовал за утверждение новой редакции устава. При таких обстоятельствах суд обоснованно посчитал, что у него нет правовых оснований для обращения в суд с требованием о признании недействительным решения общего собрания участников ООО <6>. -------------------------------- <6> Постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2011 по делу N А05-5454/2010.
Таким образом, при использовании оперативных средств связи участникам делового оборота не следует забывать и том, что корпоративные процедуры никто не отменял. И если они закреплены в Законе и являются обязательными, то даже фактическое согласование решений не исключает обязательности их соблюдения. В приведенном примере акционер по факту обо всем договорился с другим акционером о том, каким будет новый устав АО. Однако обязательную корпоративную процедуру по внесению предложений в повестку дня собрания не выполнил, что в конечном итоге привело к неблагоприятным для него последствиям. Внесите изменения в устав, внутренние документы компании для того, чтобы без ущерба пользоваться современными средствами коммуникации. 1. Для использования Skype, электронной почты, факса и иных средств коммуникации целесообразно оговорить такую возможность в уставе и иных внутренних документах компании (положениях о порядке организации и проведения общих собраний акционеров (участников), об организации и проведении заседаний совета директоров и др.). Это поможет компании существенно снизить риски возникновения спорных ситуаций. 2. Для того чтобы без ущерба для компании обмениваться документами с членами совета директоров посредством факса и электронной почты, в уставе необходимо указать, что переданные и полученные таким способом документы признаются юридически действительными, в том числе и без последующего подтверждения оригиналами. А с учетом того, что к рассматриваемым в статье документам (бюллетени для голосования, проекты документов и проч.) законодательство не предъявляет особых требований по их форме, то внесение соответствующих указаний во внутренние документы АО лишь пойдет компании на пользу в случае возникновения спорных ситуаций. Ведь положения устава являются для акционеров и для самого общества обязательными. 3. Компании, а также акционерам и членам совета директоров необходимо сохранять направленные электронные письма и прикрепленные к ним файлы или же сохранять их распечатки, которые при возникновении конфликтной или спорной ситуации можно использовать в качестве доказательств фактов отправки и получения писем. 4. В устав и внутренние документы АО также нужно внести сведения об адресе его электронной почты, факсе и др. Нелишним будет поместить подобную информацию и на официальном сайте и фирменных бланках компании, а также получить от акционеров и членов совета директоров письменные заявления, подтверждающие, что тот или иной адрес электронной почты (номер факса, номер учетной записи Skype) действительно принадлежит им. 5. В качестве дополнительного подтверждения можно сделать распечатку скриншота (снимок экрана) интернет-страницы или получить заверенный протокол его осмотра нотариусом. Не стоит забывать о старых и проверенных способах общения. Даже если уставом компании предусмотрены конкретные способы направления извещения акционерам (участникам) о проведении собрания (например, в виде публикации в СМИ, факса или по электронной почте), общество в любом случае имеет право направить уведомление заказным письмом. Но и тут надо учитывать некоторые нюансы. В одном деле акционер требовал в суде признать недействительным решение годового общего собрания акционеров, поскольку он не был надлежащим образом уведомлен о дате, времени и месте его проведения. При этом ему было направлено соответствующее заказное письмо, но акционер настаивал на своем и ссылался на положения устава АО, согласно которым уведомление должно было быть направлено ценным письмом, телексом или факсом. Отказывая в удовлетворении заявленного требования, суд отметил следующее. Акционеру было вручено заказное письмо с уведомлением о проведении собрания. Да, действительно, подобный способ уведомления не соответствовал положениям устава общества, но, по мнению суда, данное нарушение не является существенным, так как заказное письмо с уведомлением все же было вручено акционеру. Свои доводы о том, что в заказном письме могла содержаться другая информация от общества, а не уведомление о проведении собрания, истец обосновать не смог <7>. -------------------------------- <7> Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.05.2006 N Ф04-2665/2006(22362-А46-16) по делу N 2-340/04.
------------------------------------------------------------------
Название документа