Что корпоративному секретарю следует знать о деятельности председателя совета директоров для выстраивания отношений с ним?
(Дружинин А.) ("Акционерный вестник", 2013, N 1) Текст документаЧТО КОРПОРАТИВНОМУ СЕКРЕТАРЮ СЛЕДУЕТ ЗНАТЬ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ ДЛЯ ВЫСТРАИВАНИЯ ОТНОШЕНИЙ С НИМ?
А. ДРУЖИНИН
Дружинин Александр, эксперт журнала "Акционерный вестник".
Алгоритм действий: основные действия: изучить документы, регламентирующие деятельность председателя совета директоров; разобраться с вопросом компетенции председателя совета директоров; начать работу по выстраиванию эффективного взаимодействия с председателем совета директоров.
Председатель СД - одна из ключевых фигур в системе управления общества. В некоторых компаниях довольно часто эту позицию занимает тот, кем движет желание оказывать существенное влияние на бизнес, но не влезать в оперативное управление, - его собственник. Корпоративному секретарю, работающему вплотную с советом директоров, как нельзя кстати будут знания относительно того, в чем состоят роль и значимость его председателя.
Для облегчения восприятия текста мы иногда используем общепринятое сокращение названия совета директоров - СД.
1. Проштудируйте закон на предмет анализа, на каком основании действует председатель совета директоров и какова процедура его избрания. Ст. 67, 68 ФЗ об АО регламентируют порядок его избрания (переизбрания), основные направления деятельности. Более подробную детализацию процедуры избрания, а также обязанностей, прав и, возможно, ограничений председателя могут содержать: - устав общества; - положение о совете директоров; - должностная инструкция председателя совета директоров; - договор с председателем совета директоров. П. 4 гл. 3 Кодекса корпоративного поведения, утв. распоряжением ФКЦБ РФ от 04.04.2002 N 421/р, дает рекомендации относительно личности председателя совета директоров. Порядок избрания председателя совета директоров тоже указан в ФЗ об АО. По закону председатель избирается членами СД из их числа большинством голосов и таким же способом переизбирается в любое время. Здесь будьте внимательны - эти положения действуют лишь в том случае, если иные правила не предусмотрены уставом общества. Как вы понимаете, "иные правила" устанавливает само общество. Так, в уставе можно прописать, что для избрания председателя совета директоров требуется большее количество голосов, чем простое большинство. А вот положение о том, что для его избрания необходимо единогласное решение всех членов совета директоров, в устав лучше не включать. Если мнения разделятся и каждый будет стоять на своем, это значительным образом отразится на работе общества. 2. Вам следует очень внимательно отнестись к вопросу компетенции председателя совета директоров. Круг его обязанностей опять же регламентирует ФЗ об АО и внутренние документы общества: - устав общества; - положение о совете директоров; - должностная инструкция.
Рекомендация. Устав или иной документ, регламентирующий порядок деятельности совета директоров, не должен создавать препятствий для работы членов совета директоров и затруднять либо ограничивать их право на участие в принятии решений, получение необходимой информации и т. д. В противном случае соответствующие положения устава, нарушающие названные требования, могут быть признаны судом недействительными. Подтверждения наших слов ищите в Постановлении Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 N 67/10 по делу N А40-13353/09-158-149.
Кроме того, можно заключить договор с председателем совета директоров, где прописать все его права и обязанности. Среди них, в частности, выделить следующие: - организация работы СД; - созыв заседаний совета СД; - руководство заседаниями СД в качестве председателя; - организация на заседаниях СД ведения протокола; - руководство на общем собрании акционеров общества в качестве председателя собрания; - контроль деятельности исполнительных органов. Проведем анализ некоторых функций председателя совета директоров. Начнем с созыва заседания СД. К сведению, председатель совета директоров - единственное лицо, которое может созывать заседания СД на законных основаниях. Но опять же, если иное не предусмотрено уставом. Другие члены СД могут лишь требовать или предлагать председателю созвать заседание СД, но сами организовывать проведение и проводить его они не вправе. Председатель совета директоров созывает заседание СД акционерного общества по собственной инициативе либо по требованию: - члена совета директоров; - ревизионной комиссии общества или аудитора общества; - исполнительного органа общества; - иных лиц, определенных уставом.
Продолжите исследование темы. Как обществу создать идеальный устав? // АВ. N 7(96).
Как мы помним, порядок созыва и проведения заседаний совета директоров, их регулярность определяются уставом или внутренним документом общества. Поручить организацию работы совета директоров председатель может вам - корпоративному секретарю. В ваши обязанности будет входить уведомление директоров о предстоящих заседаниях совета и его комитетов, если таковые имеются. На практике. В одном судебном деле оспаривали законность созыва заседания совета директоров. Для принятия верного решения судебным органам пришлось изучить внутренние документы общества и выявить, что единственным лицом, которое вправе созывать заседание СД, является его председатель. А уставом или внутренним документом акционерного общества могут быть предусмотрены лишь порядок созыва заседания этого органа и его проведение. Соответственно, иные члены совета директоров могут только требовать (предлагать) любым не запрещенным законом способом от председателя совета директоров созвать заседание совета директоров. Между тем по заявлению лица извещения о созыве внеочередного заседания СД были подписаны двумя членами СД, а не действующим председателем. В то время как устав АО предусматривал, что заседание СД общества созывается его председателем по собственной инициативе, по требованию члена совета директоров, ревизионной комиссии общества или аудитора общества, исполнительного органа общества и др. Положение о совете директоров этого общества говорило о том, что СД созывается генеральным директором по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. А внеочередные заседания СД проводятся по предложению двух или более членов совета директоров, ревизионной комиссии или правления. Другой функцией председателя совета директоров является организация заседаний СД. Здесь он отвечает за формирование повестки дня; организует выработку наиболее эффективных решений по вопросам повестки дня и при необходимости свободное их обсуждение; обеспечивает доброжелательную и благоприятную атмосферу проведения заседаний совета директоров. К слову, параллельно с этим председатель совета предоставляет возможность членам совета директоров высказать свою точку зрения по обсуждаемым вопросам, способствовать поиску согласованного и взвешенного решения, не противоречащего интересам акционеров, да и самому проявлять принципиальность и действовать на благо общества. Надежным помощником председателя совета директоров при проведении заседаний данного органа управления общества являетесь вы - корпоративный секретарь. На ваши плечи ложится оказание помощи в правильной формулировке повестки дня заседания, организация рассылки всем членам СД сообщения о проведении заседания и ознакомление с другими материалами. Но обязанность принимать меры для своевременного предоставления членам СД информации, необходимой для принятия решений по вопросам повестки дня, должна быть на председателе совета директоров. Об этом стоит сказать во внутренних документах.
В компетенцию корпоративного секретаря входят: информационная функция (уведомление акционеров о проведении собрания и ведение переписки с акционерами, доведение до сведения СД их просьб провести внеочередное собрание, раскрытие информации согласно законодательству); организационная функция (подготовка материалов для общего собрания акционеров, соблюдение процедур регистрации участников, организация заседаний СД, ведение протокола собраний, разрешение конфликтов); контрольная функция (подготовка списка участников общего собрания акционеров, взаимодействие с регистратором, проверка внутренних нормативных актов на соответствие законодательству, контроль раскрываемой информации, хранение и учет документов). По материалам журнала "Акционерный вестник".
При организации ведения протокола на собрании акционеров председатель совета директоров может возложить эту обязанность на вас - корпоративного секретаря общества. В обществах, где такой должности нет, - на штатного юриста, кадровика или секретаря генерального директора. Здесь будьте внимательны - может возникнуть ситуация, когда председатель совета директоров по тем или иным причинам отсутствует (находится в отпуске, в командировке, болеет и т. п.). Это не должно создавать препятствие в деятельности органа управления. В связи с этим целесообразно в уставе общества или внутреннем документе, к примеру в положении о совете директоров общества, предусмотреть лицо, заменяющее председателя совета директоров на период его отсутствия. Это можете быть и вы - корпоративный секретарь или исполнительный орган общества. Выполняя эту функцию, вам придется созывать заседания совета директоров. На созванном заседании присутствующие члены совета директоров избирают председателя и решают вопросы, включенные в повестку дня.
Как это можно сделать на практике. Совет директоров должен принять решение об одобрении крупной сделки, балансовая стоимость которой составляет от 25 до 50% от стоимости активов общества. Для того чтобы члены совета директоров смогли принять верное решение по такому вопросу повестки дня, они предварительно или на самом заседании совета директоров должны иметь возможность ознакомиться с материалами по сделке, которую предполагается совершить (правоустанавливающие документы на приобретаемый актив, аудиторское заключение, финансовая отчетность, судебные решения и проч.). Председатель совета директоров сам лично или через корпоративного секретаря должен запросить у исполнительного органа общества подробную информацию для ознакомления членам совета директоров.
В соответствии со ст. 69 Закона об АО совет директоров не вправе: обязывать руководителя общества совершить сделку; издать или отменить изданный приказ, обязательный для исполнения всеми работниками общества.
Обратите внимание, что председатель совета директоров следит за соблюдением компетенции СД. Последний не должен рассматривать те вопросы, которые Законом об АО и уставом общества не отнесены к его компетенции. Например, те, что составляют исключительную компетенцию общего собрания акционеров общества. Кроме того, совет директоров не вправе вмешиваться в деятельность и других органов управления (единоличный и коллегиальный органы), несмотря даже на тот факт, что эти органы - нижестоящие. Только так можно обеспечить стабильную работу общества. Подтверждением тому является судебная практика. На практике. Советом директоров ОАО была принята к сведению информация о работе сотрудника и признана неудовлетворительной его работа, связанная с организацией контроля за соблюдением проектной, конструкторской, технологической дисциплины при разработке проектной документации. Данное решение совета директоров в части признания работы сотрудника общества неудовлетворительной суд признал недействительным. Оценив трудовую деятельность работника, совет директоров вышел за пределы своей компетенции. Кроме того, председатель совета директоров следит и за деятельностью исполнительных органов. Своевременно запрашивает у исполнительного органа информацию и знакомится с документацией, касающейся деятельности общества, и даже может пригласить его на заседания СД, обсудив отчеты о проделанной работе, возникшие трудности и способы их решения, предложения по совершенствованию работы компании. К слову, досрочное прекращение полномочий исполнительных органов - тоже прерогатива председателя совета директоров. Этот вопрос решается на внеочередных заседаниях СД. Причем оперативно. При выявлении недобросовестных действий со стороны исполнительных органов, которые могут причинить вред обществу или акционерам, совету директоров необходимо решать вопрос о прекращении полномочий исполнительных органов <1>, назначении новых, обсуждать вопрос о привлечении к ответственности за допущенные нарушения при наличии к тому оснований. При контроле исполнительных органов общества председатель совета директоров должен иметь в виду, что возглавляемый им орган управления не подменяет собой исполнительные органы. Это означает невмешательство в разрешение тех вопросов, которые по Закону об АО и уставу АО отнесены к компетенции самих исполнительных органов. -------------------------------- <1> Пункт 1.4.1 Кодекса корпоративного поведения, утв. распоряжением ФКЦБ РФ от 04.04.2002 N 421/р.
Внимание! Старайтесь создавать внутренние документы, лишь опираясь на их шаблоны. Помните, что внутренний документ должен быть сделан под общество и учитывать специфику его деятельности. Предложенный нами Договор с Председателем совета директоров, конечно, может быть использован в качестве самого документа. Но лучше, если вы создадите свой документ на его основе.
Внимание! Ст. 67, 68 ФЗ об АО регламентируют порядок избрания (переизбрания), основные направления деятельности председателя совета директоров.
Рекомендация. Не забудьте прописать права и обязанности председателя совета директоров также в уставе, положении о совете директоров, должностной инструкции.
Скачать образец Договора с Председателем совета директоров можно на www. vestnikao. ru в разделе "Библиотека документов".
Образец
Договор с Председателем совета директоров
г. ____________ "__" _________ 20____ г.
Открытое акционерное общество "__________________________" в лице ______________________, действующего на основании ______________________, именуемое в дальнейшем "Общество", с одной стороны, и гражданин ______________________, паспорт N _________, выдан _____________________ "__" _____ г., именуемый в дальнейшем "Председатель совета директоров", избранный Председателем совета директоров Общества на основании решения общего собрания акционеров от "__" _________ 20__ г. N _____, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Настоящий Договор регулирует отношения между Обществом и Председателем совета директоров, связанные с осуществлением полномочий Председателя совета директоров Общества, которые определены уставом и внутренними документами Общества. 1.2. При выполнении принятых на себя обязательств Стороны руководствуются законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации, учредительными документами Общества, внутренними документами Общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров и положениями настоящего Договора.
2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
2.1. Председатель совета директоров имеет право: 2.1.1. Получать вознаграждение за исполнение им функций Председателя совета директоров Общества согласно решению общего собрания акционеров. 2.1.2. Осуществлять иные права, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации, учредительными и иными внутренними документами Общества. 2.1.3. Получать ежемесячно компенсацию расходов, понесенных при исполнении обязанностей Председателя совета директоров. 2.1.4. Без согласования с советом директоров Общества совмещать исполнение обязанностей Председателя совета директоров с работой в организациях, органах управления любых предприятий и организаций, независимо от их формы собственности и ведомственной принадлежности. 2.2. Председатель совета директоров обязуется: 2.2.1. Добросовестно и разумно осуществлять возложенные на него обязанности и полномочия, отнесенные к компетенции совета директоров Общества согласно законодательству и внутренним документам Общества. 2.2.2. Действовать в интересах Общества. 2.2.3. Принимать личное участие в заседаниях совета директоров Общества, если такие заседания проводятся в очной форме, заранее уведомлять совет директоров Общества о невозможности своего участия с объяснением причин в порядке, установленном внутренними документами Общества, в случае отсутствия на заседании совета директоров представлять свое письменное мнение. 2.2.4. Своевременно предоставлять бюллетени при принятии решения по вопросам повестки дня заседания совета директоров в форме заочного голосования. 2.2.5. Заблаговременно знакомиться с материалами, связанными с заседаниями, осуществлять сбор и анализ необходимой информации, готовить свои заключения, выводы, рекомендации, при условии, что такие материалы и информация были представлены Председателю совета директоров в сроки, установленные внутренними документами Общества. 2.2.6. Участвовать в работе комитетов и комиссий совета директоров в соответствии с нормативными документами Общества, регламентирующими деятельность указанных органов совета директоров, в случае, если Председатель совета директоров избран в состав комитетов и комиссий совета директоров. 2.2.7. Уведомлять Общество и совет директоров Общества обо всех случаях нарушений, допущенных органами управления Общества, для принятия необходимых мер, а также требовать их устранения. 2.2.8. Не совершать действий, которые могут привести к возникновению конфликта между интересами акционеров Общества и интересами Общества, не использовать свое положение в Обществе в интересах иных лиц. 2.2.9. Не разглашать конфиденциальную информацию, ставшую известной Председателю совета директоров Общества в связи с исполнением им обязанностей члена совета директоров Общества, лицам, не имеющим доступа к такой информации, использовать ее в своих интересах или интересах третьих лиц как в период выполнения обязанностей Председателя совета директоров Общества. 2.2.10. Соблюдать правила и процедуры, предусмотренные внутренними документами Общества и связанные с режимом безопасности работы с конфиденциальной информацией Общества. 2.2.11. Организовывать работу совета директоров. 2.2.12. Утверждать повестку дня заседания совета директоров. 2.2.13. Обеспечивать своевременное уведомление членов совета директоров о проводимых заседаниях, а также своевременное и полное предоставление им для ознакомления информации (материалов) по повестке дня заседаний. 2.2.14. Созывать заседания совета директоров и председательствовать на них. 2.2.15. Организовывать ведение протокола заседаний совета директоров. 2.2.16. Составлять и подписывать планы работы совета директоров. 2.2.17. Подписывать иные документы от имени совета директоров. 2.2.18. Подписывать контракт с лицом, исполняющим обязанности единоличного исполнительного органа Общества. 2.2.19. Вести и председательствовать на общих собраниях акционеров. 2.2.20. Обеспечивать ведение документации общих собраний акционеров. 2.2.21. Подписывать протоколы общих собраний акционеров. 2.2.22. Составлять и подписывать планы работы совета директоров. 2.2.23. Подписывать иные документы от имени совета директоров. 2.2.24. В случае прекращения полномочий Председателя совета директоров на него возлагается обязанность в течение 5 рабочих дней передать своему преемнику, определенному решением совета директоров Общества, или иному указанному советом директоров лицу все дела, сведения и документы Общества, связанные с деятельностью Общества. 2.2.25. Исполнять иные обязанности, предусмотренные действующим законодательством, Уставом Общества либо решениями совета директоров.
3. ОБЯЗАННОСТИ ОБЩЕСТВА
3.1 Общество обязуется: 3.1.1. Обеспечить Председателю совета директоров условия, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей, предусмотренных настоящим Договором. 3.1.2. Предоставлять в течение 3 (трех) рабочих дней по письменному запросу Председателя совета директоров информацию и документы о деятельности Общества, необходимые для исполнения возложенных на него обязанностей, в том числе материалы, необходимые для принятия решений по вопросам повестки дня заседаний совета директоров. 3.1.3. Выплачивать Председателю совета директоров вознаграждение согласно решению общего собрания акционеров в сроки, определенные для выплаты дивидендов, или в сроки, установленные соответствующими внутренними документами Общества. 3.1.4. Оказывать Председателю совета директоров необходимое содействие в выполнении своих обязанностей в совете директоров Общества, предусмотренных законодательством Российской Федерации и иными нормативными актами, в том числе внутренними документами Общества. 3.1.5. Председателю совета директоров Общества за выполнение им обязанностей, установленных настоящим Договором, ежемесячно выплачивается вознаграждение в размере _________ рублей. Вознаграждение уплачивается Председателю совета директоров не позднее 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым. 3.1.6. Вознаграждение, указанное в п. 3.1.5 настоящего Договора, выплачивается Председателю совета директоров ежемесячно (вне зависимости от нахождения его в отпуске по месту работы, болезни и т. д.). 3.1.7. При прекращении полномочий Председателю совета директоров выплачивается единовременное денежное пособие в размере трех вознаграждений, установленных п. 3.1.5 настоящего Договора. 3.1.8. Общество выплачивает Председателю совета директоров ежемесячное денежное пособие в течение 12 месяцев с момента прекращения полномочий в размере 70% от размера вознаграждения, установленного п. 3.1.5 настоящего Договора. 3.1.9. Председатель совета директоров имеет право на ежегодное получение оплаченных за счет средств Общества путевок в санаторно-курортные и другие учреждения отдыха для себя и/или членов семьи в общем размере, не превышающем трех размеров вознаграждений, установленных пунктом 3.1.5 настоящего Договора. 3.1.10. Председателю совета директоров на время исполнения им обязанностей Председателя совета директоров Общества предоставляется возможность получать образование любого уровня за счет средств Общества. 3.1.11. За счет средств Общества Председателю совета директоров и одному из членов его семьи возмещаются затраты на лечебно-профилактическое обслуживание по фактическим затратам, но не более трех размеров вознаграждений, установленных в п. 3.1.5 настоящего Договора. 3.1.12. В случае смерти Председателя совета директоров в период исполнения им своих обязанностей его законный наследник имеет право на получение от Общества единовременной материальной помощи в размере 6-ти (шести) размеров вознаграждений, установленных п. 3.1.5 настоящего Договора. Выдача материальной помощи производится законному наследнику в течение 10-ти рабочих дней с даты подачи им заявления с приложением копии свидетельства о смерти и документа о праве наследования. Ритуальные услуги производятся за счет Общества. 3.1.13. В случае получения инвалидности в результате несчастного случая или заболевания в период исполнения своих обязанностей Председатель совета директоров имеет право на получение от Общества единовременной материальной помощи в размере 6-ти (шести) размеров вознаграждений, установленных п. 3.1.5 настоящего Договора. Оплата производится в течение 10-ти рабочих дней с момента предъявления Обществу заключения МСЭК об установлении инвалидности. 3.1.14. Председателю совета директоров при нахождении в командировках за счет средств Общества оплачиваются билеты повышенной комфортности: на поезд - СВ, на самолет внутренних авиалиний - бизнес-класс. Суточные расходы компенсируются в размере ________ рублей в сутки. 3.1.15. Председателю совета директоров ежемесячно в целях надлежащего исполнения им возложенных на него обязанностей компенсируются расходы на услуги связи в размере ________ рублей. 3.1.16. Вышеприведенные гарантии и компенсации не применяются в случае досрочного прекращения полномочий Председателя совета директоров по причине неправомерных действий Председателя совета директоров в отношении Общества и/или ненадлежащего исполнения им своих обязанностей, предусмотренных действующим законодательством, Уставом Общества, настоящим Положением и положениями заключенного с Председателем совета директоров контракта. 3.1.17. Рекомендовать общему собранию акционеров при рассмотрении вопроса выплаты вознаграждения Председателю совета директоров Общества определять размер такого вознаграждения соразмерно участию члена совета директоров в результатах деятельности Общества.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. Председатель совета директоров Общества несет ответственность перед Обществом за убытки, причиненные Обществу его виновными действиями (бездействием) в размере, предусмотренном статьей 71 Федерального закона "Об акционерных обществах" от 26.12.1995 N 208-ФЗ. При этом Председатель совета директоров не несет ответственности в случае, если он голосовал против решения, которое повлекло причинение Обществу убытков, или не принимал участие в голосовании. 4.2. При определении оснований и размера ответственности Председателя совета директоров должны быть приняты во внимание обычные условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для дела. 4.3. При наступлении обстоятельств, препятствующих Председателю совета директоров осуществлять свои полномочия. Председатель совета директоров в течение 10 (десяти) дней должен уведомить Общество и совет директоров Общества о намерении сложить с себя полномочия члена совета директоров. При этом прекращение выполнения обязанностей Председателя совета директоров наступает с момента принятия решения общим собранием акционеров Общества о прекращении полномочий членов действующего состава совета директоров. 4.4. Стороны не несут ответственности за полное или частичное неисполнение своих обязательств по Договору, если это неисполнение возникает из обстоятельств непреодолимой силы, которые Стороны не могли предвидеть до заключения настоящего Договора (форс-мажор), таких, как стихийные бедствия, военные действия, блокада, социальные волнения, действия и постановления органов государственной власти, местного самоуправления, создающих невозможность выполнения обязательств по Договору. 4.5. Общество в своих взаимоотношениях с Председателем совета директоров несет перед ним ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, ОСНОВАНИЯ ЕГО ПРЕКРАЩЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ
5.1. Договор вступает в силу с даты подписания обеими Сторонами и прекращается с даты окончания полномочий Председателя совета директоров Общества согласно решению общего собрания акционеров. 5.2. Договор считается расторгнутым досрочно в следующих случаях: - прекращения деятельности Общества; - в случае принятия общим собранием акционеров решения о досрочном прекращении полномочий Председателя совета директоров - с момента принятия соответствующего решения; - признания Председателя совета директоров недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим; - в иных установленных законодательством Российской Федерации случаях.
------------------------------------------------------------------
Название документа