Работники головной организации регулярно направляются в командировку в обособленное подразделение (филиал), расположенное в другом городе. Возможность ежедневного возврата к месту проживания у работников отсутствует. Каким образом в данном случае заполняется оборотная сторона командировочного удостоверения (унифицированная форма N Т-10) в целях признания командировочных расходов по налогу на прибыль?

Правомерно ли проставление в разделе об отметках прибытия в место командирования и выбытия из него круглой печати головного подразделения, если она используется в хозяйственной деятельности филиала?

Ответ: Признание расходов в целях исчисления налога на прибыль осуществляется на основании должным образом заполненных подтверждающих документов, в состав которых входят приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение.

Проставление на оборотной стороне командировочного удостоверения круглой печати головного подразделения влечет возникновение налоговых рисков по налогу на прибыль. Подтверждением фактического пребывания работника в командировке в обособленном подразделении организации являются подпись работника обособленного подразделения и оттиск печати филиала на командировочном удостоверении.

Обоснование: Фактический срок пребывания работника в командировке определяется отметками на оборотной стороне командировочного удостоверения о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Отметки подлежат заверению подписью должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования проставленной подписи (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В рассматриваемой ситуации организация применяет унифицированную форму командировочного удостоверения N Т-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Унифицированная форма предусматривает реквизит "Место печати", соответственно, оттиски печати должны быть проставлены как командирующей, так и принимающей стороной.

По мнению финансового ведомства, высказанному в Письме от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, в случае если у работника отсутствует возможность проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командирования в установленное время может быть подтвержден иными документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Данную точку зрения поддерживает Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291.

Таким образом, проставление на командировочном удостоверении принимающей стороной круглой печати головного подразделения не является подтверждением того, что работник действительно был в служебной командировке; как следствие, возможно возникновение рисков исключения из принимаемых в целях налога на прибыль затрат по выплате суточных.

Пункт 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО) предусматривает обязательное наличие у организации круглой печати, содержащей ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

Аналогичная норма приведена в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО) для акционерных обществ.

Законодательством РФ не предусмотрено количество печатей, которое должна иметь организация. При этом в Законах об ООО и об АО закреплено за организациями право на использование в деятельности штампов.

На практике в хозяйственной деятельности структурные подразделения часто используют дополнительные печати организации. Правоприменительная практика не оспаривает возможность наличия у организации дополнительных печатей. На такой печати необходимо предусмотреть наименование и местонахождение обособленного подразделения. В распорядительном документе по организации утверждается порядок использования печати уполномоченными лицами, в частности закрепляется возможность использования данной печати при оформлении командировочных удостоверений.

Таким образом, подтверждением фактического пребывания работника в командировке будут подпись работника обособленного подразделения и оттиск печати филиала на командировочном удостоверении.

Е. А.Ступарь

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

07.08.2013