Организация компенсирует своим сотрудникам, у которых разъездной характер работы, затраты по проезду после представления отчета и подтверждения разъездов, связанных со служебной необходимостью. Облагаются ли данные выплаты ЕСН?

Ответ: В соответствии с п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ (в ред. Федерального закона от 31.12.2001 N 198-ФЗ) объектом налогообложения по ЕСН для налогоплательщиков-организаций являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Согласно п.1 ст.237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в ст.238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица - работника или членов его семьи, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в их интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, указанных в пп.7 п.1 ст.238 НК РФ).

На основании пп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Каждый конкретный случай возмещения расходов, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, следует рассматривать в индивидуальном порядке.

Так, не подлежит обложению ЕСН компенсация расходов по проезду работника организации, в том числе денежные средства, выданные под отчет для приобретения проездных билетов при выполнении им работы, носящей разъездной характер, при необеспечении его служебным транспортом, так как данные расходы не относятся к выплатам в пользу конкретного работника, а в соответствии с пп.49 п.1 ст.264 НК РФ являются расходами организации, связанными с производством и (или) реализацией продукции. При этом разъездной характер работы такого сотрудника должен подтверждаться должностной инструкцией или приказом руководителя организации.

Компенсация расходов по проезду работника при служебных разъездах может осуществляться на основании заявления работника (с приложением проездных билетов) о выплате транспортных расходов со ссылкой на приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ направившей организации.

Если выплаты денежных компенсаций сотрудникам за оплату проезда в служебных целях не подтверждаются должностной инструкцией, приказом руководителя, проездными документами или компенсируется оплата проезда работника, не связанного со служебной необходимостью, такие компенсации (дотации) признаются выплатами в пользу работников и согласно п.1 ст.236 НК РФ подлежат обложению ЕСН.

В свою очередь, для организаций, ведущих коммерческую деятельность, возможно применение положений п.3 ст.236 НК РФ, согласно которым выплаты, не отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде, не признаются объектом налогообложения по ЕСН.

Таким образом, если сотрудники пользуются городским транспортом для выполнения служебных обязанностей и разъездной характер работы таких сотрудников подтвержден должностной инструкцией или приказом руководителя организации, то при наличии разъездной ведомости (с приложением проездных билетов) и на основании заявления работника о выплате транспортных расходов со ссылкой на приказ руководителя суммы компенсаций за проезд таким сотрудникам не подлежат обложению ЕСН.

Л. В.Карамышева

Референт налоговой службы

I ранга

23.11.2003