Организация закупает бланки для их выдачи работникам в соответствии с ТК РФ
Можно ли учесть в расходах стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, если организацией принято решение не брать с работников плату за них?
Ответ: Расходы на приобретение трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не могут учитываться в расходах при исчислении налога на прибыль.
Обоснование: Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, в частности, трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Следовательно, ТК РФ на работодателя возложена обязанность по оформлению трудовых книжек. Трудовая книжка оформляется работодателем в случае, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, а также в случае, когда ранее выданная работнику трудовая книжка была утрачена или повреждена.
В соответствии с п. п. 46 и 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. п. 34 и 48 данных Правил.
Таким образом, изготовление трудовых книжек для организации осуществляется на платной основе, а п. 47 вышеуказанных Правил предписывает организации взимать плату с работников за выдачу им трудовых книжек. Организация не может взимать плату с работника только в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, а также в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки и ее порчи не по вине работника.
Получается, что, с одной стороны, законодательство Российской Федерации обязывает организацию оформлять трудовые книжки, а с другой - взимать плату с работников за их выдачу. Кроме вышеперечисленных случаев, безвозмездная выдача организацией трудовых книжек работникам не предусмотрена.
Пунктом 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ определено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.
Таким образом, расходы на приобретение трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не могут учитываться в расходах для целей налогообложения.
Также следует отметить, что в Письме от 26.09.2007 N 07-05-06/242 Минфин России делает противоположный вывод, однако он применяется к ситуации, когда организация взимает плату с работников за выдачу трудовых книжек.
Д. В.Осипов
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
06.09.2013