По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию организации авансовый отчет. В отношении части расходов работник подтверждающие документы не представил. В какой срок организация вправе принять решение об удержании из заработной платы работника указанных денежных средств? Обязана ли организация в данном случае удержать НДФЛ? Если да, то в какой срок?

Ответ: Организация вправе принять решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетной суммы не позднее одного месяца со дня, установленного для возврата аванса, и при условии, что работник дал письменное согласие на это. Если работник оспаривает сумму и основание удержания, то работодатель может принять решение о взыскании ущерба в течение месяца со дня, когда проверкой установлена вина работника и окончательная сумма ущерба.

Неизрасходованная сумма аванса на командировочные расходы объектом налогообложения по НДФЛ не является, и удерживать в данном случае НДФЛ организация не обязана.

Обоснование: По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Работодатель может принять решение об удержании из заработной платы работника суммы для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного, в частности, в связи со служебной командировкой, не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Таким образом, срок на удержание исчисляется так: дата возвращения работника из командировки плюс три дня и плюс месяц.

Решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, то оно должно быть письменным (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Если работник не согласен с суммой, подлежащей удержанию, или считает, что для удержания нет оснований, то работодатель может инициировать процедуру взыскания ущерба с работника. Для этого необходимо взять с работника объяснение и назначить проверку с целью определения суммы нанесенного ущерба и причины его возникновения. Если ущерб возник по вине работника, то распоряжение о взыскании ущерба в размере, не превышающем среднего месячного заработка, может быть принято работодателем не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем в ходе проведения проверки размера причиненного работником ущерба (ст. ст. 238, 247, 248 ТК РФ).

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход (ст. 209 Налогового кодекса РФ). Доход определяется как экономическая выгода, которую можно оценить в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Однако получение работником экономической выгоды в данной ситуации не подтверждается. Работодатель имеет намерение удержать неизрасходованный остаток подотчетной суммы у работника из заработной платы, а в случае пропуска месячного срока или несогласия работника может также обратиться за взысканием в суд. Как только удержание будет произведено, долг работника будет погашен, что приравнивается к возврату подотчетных средств. У работника в этом случае не возникает экономической выгоды, а значит, неизрасходованную подотчетную сумму нельзя признать доходом. Таким образом, неизрасходованная сумма аванса не признается доходом и не является объектом налогообложения по НДФЛ. Организация не обязана при удержании неизрасходованной суммы аванса исчислять и удерживать НДФЛ. Отсутствие экономической выгоды у работника подтверждается и судебной практикой (Постановления ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012, ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3).

Обращаем ваше внимание, что Президиумом ВАС РФ рассмотрен спор, в котором подотчетное лицо (директор) не возвратило в срок подотчетные деньги и не представило документы, подтверждающие целевое их расходование. Суд пришел к выводу, что у подотчетного лица возник доход, облагаемый НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12). Однако обстоятельства данного дела отличаются от ситуации, изложенной в вопросе. В рассмотренном Президиумом ВАС РФ споре ВАС РФ учел, что деньги (более 70 млн руб.) в кассу организации директором не вносились, товарно-материальные ценности, приобретенные на эти деньги, организацией не приходовались и каких-либо документов, подтверждающих расходование этих денег в интересах организации, не было, а к имеющимся авансовым отчетам директора не прилагались первичные документы.

О. В.Кулагина

Издательство "Главная книга"

09.09.2013