Российский индивидуальный предприниматель планирует заключить договор с организацией, зарегистрированной в США, не имеющей представительства в РФ. Организация зарегистрирована на гражданина США (лицо А), в РФ есть технический директор (лицо Б) - гражданин РФ, не являющийся совладельцем организации. Лицо А предлагает, чтобы договор был подписан лицом Б. Какие документы должны быть у лица Б, чтобы оно имело право подписать договор, и кем данные документы должны быть заверены?

Ответ: Для подписания договора с организацией, зарегистрированной в США, ее представителю (лицу Б) необходимо иметь доверенность, составленную по праву США и легализованную в РФ путем проставления апостиля или через консульство (посольство) России в США. Эта доверенность должна иметь перевод на русский язык. Верность такого перевода должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом консульства.

Кроме того, доверенность от имени иностранного контрагента может быть выдана на территории РФ в соответствии с правом РФ. В этом случае проставление апостиля или иной легализации документа иностранной организации не требуется.

Обоснование: Правоотношения между хозяйствующими субъектами РФ и иностранными лицами регулируются положениями разд. VI части третьей Гражданского кодекса РФ, а также международными правовыми актами. Действующим законодательством не регламентирован перечень документов, который может быть запрошен у контрагента - иностранной организации.

Для надлежащего оформления договора с иностранной организацией следует принимать во внимание обычаи (ст. 5 ГК РФ). Обычаем признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Представительство иностранного юридического лица осуществляется на основании доверенности или другого документа, который заменяет доверенность (п. 1 ст. 182, ст. 184 ГК РФ).

В силу п. 1 ст. 1209 ГК РФ форма сделки подчиняется праву места ее совершения. Это правило применяется и к форме доверенности.

Согласно ст. 1217 ГК РФ к обязательствам, возникающим из односторонних сделок, применяется право страны, где находится основное место деятельности стороны, принимающей на себя обязательства по односторонней сделке. Другими словами, доверенность представителя должна быть составлена в соответствии с правом страны, в которой ведет свою деятельность иностранный контрагент.

Доверенность от имени иностранной организации может быть нотариально удостоверена за рубежом или в российском консульстве (ст. 1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)).

В любом случае документы, представленные иностранной организации, должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке (заверены посольством или консульством России в соответствующей стране), если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.

Российская Федерация и США являются участницами Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (заключена в Гааге 05.10.1961, вступила в силу для России 31.05.1992) (Гаагская конвенция, далее - Конвенция).

Статья 2 Конвенции устанавливает, что каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется Конвенция и которые должны быть представлены на его территории. Под легализацией в смысле Конвенции подразумевается только формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен, для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае - подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Конвенция распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. В качестве официальных документов в смысле Конвенции рассматриваются:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Конвенция не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Исходя из изложенного доверенность от имени иностранной организации, выданная за рубежом, в определенных случаях может предусматривать нотариальное заверение, что потребует проставления апостиля или соответствующей легализации доверенности (то есть заверения посольством или консульством России в соответствующей стране). Если доверенность иностранного государства составлена в простой письменной форме, в этом случае она не является официальным документом в смысле Конвенции и не требует проставления апостиля или консульской (посольской) легализации. Тем не менее во избежание неблагоприятных последствий рекомендуем заверять любую доверенность иностранной организации апостилем или воспользоваться консульским (посольским) заверением.

Следует обратить внимание, что если доверенность от иностранной организации выдается на территории РФ, то она не требует проставления апостиля (Постановление ФАС Московского округа от 16.01.2008 N КГ-А40/12451-07).

Однако, несмотря на представление документа, подтверждающего полномочия представителя иностранной организации, в тексте договора с иностранным контрагентом рекомендуется предусмотреть условие о согласовании сделки с самой организацией путем обмена документами по электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Обратите внимание, что для заключения сделки с иностранным контрагентом могут потребоваться следующие документы:

- выписка из торгового реестра страны происхождения иностранного юридического лица или другой документ, подтверждающий факт регистрации иностранного юридического лица в соответствии с законодательством страны его места нахождения;

- учредительные документы иностранной организации (сертификат инкорпорации, другой аналогичный документ, содержащий информацию об органе, зарегистрировавшем иностранное предприятие, регистрационном номере, дате и месте регистрации, с переводом на русский язык);

- рекомендательное письмо иностранного банка, услугами которого пользуется иностранная организация, с подтверждением его платежеспособности;

- доверенность от иностранной организации, если от имени контрагента выступает представитель;

- нотариально заверенная копия доверенности о наделении представителя иностранной организации в РФ необходимыми полномочиями;

- нотариально заверенный перевод доверенности представителя.

Перевод текста рекомендуется составлять максимально приближенно к тексту оригинала во избежание двойного толкования. Именно поэтому переводчик должен обладать специальными знаниями юридической терминологии страны, в которой работает иностранный контрагент, поскольку согласно ст. 81 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет соответствующими языками, он заверяет лишь подпись переводчика, составившего перевод, но не достоверность перевода;

- справка-подтверждение постоянного местонахождения иностранного контрагента по форме 6166 Службы внутренних доходов Министерства финансов США, необходимая для работы с налоговыми органами (ст. 312 Налогового кодекса РФ).

С. В.Тимошкова

Группа компаний

"Аналитический Центр"

С. В.Соболева

Группа компаний

"Аналитический Центр"

17.09.2013