Может ли дата составления расходного кассового ордера не совпадать с датой фактической выдачи денег из кассы организации, например, расходный кассовый ордер составлен 17.03.2005, а деньги выданы 18.04.2005? Какая ответственность предусмотрена за нарушение этого правила?

Ответ: В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Расходный кассовый ордер (далее - РКО) является первичным учетным документом, применяемым для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Следовательно, дата составления РКО должна соответствовать дате фактической выдачи наличных денег. Кроме того, поскольку все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета (п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ), то дата составления РКО должна соответствовать также и дате отражения выдачи денег в бухгалтерском учете.

В рассматриваемой ситуации возможны два варианта. Либо дата отражения операции в кассовой книге и в бухгалтерском учете не соответствует дате ее фактического осуществления, но соответствует дате составления РКО, либо дата отражения операции в кассовой книге и в бухгалтерском учете не соответствует дате составления РКО, но соответствует дате фактической выдачи денег.

В первом случае имеет место наличие в кассе денежных средств, не подтвержденных приходными ордерами, что можно квалифицировать как нарушение порядка работы с денежной наличностью, выразившееся в неоприходовании денежной наличности в кассу (такая позиция следует, в частности, из Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.04.2003 N А66-8500-02). Следовательно, организация может быть привлечена к административной ответственности в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб., а ее должностные лица - в размере от 4000 до 5000 руб. в соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (ст. 5 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ). Однако доказать совершение этого правонарушения на практике будет сложно.

Во втором случае имеет место несоответствие данных первичной документации данным бухгалтерского учета, что, в свою очередь, может привести к искажению бухгалтерской отчетности, в частности строки 260 "Денежные средства" формы 1 "Бухгалтерский баланс". В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов является грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 5 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ).

Кроме того, несвоевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций и денежных средств признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения в целях применения ст. 120 НК РФ, в связи с чем организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа в размере 5000 руб. (п. п. 1, 3 ст. 120 НК РФ).

А. П.Кошелев

Издательство "Главная книга"

06.09.2005