В каком документе в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него следует установить факт невозможности проставления данных отметок для целей подтверждения нахождения работника в месте командировки в установленное время?

Ответ: Так как в служебном задании с заполненным кратким отчетом о выполненной работе за период командировки должны быть установлены особенности командировки, в том числе и то, что работник командирован не в организацию, невозможность отметок о прибытии в место командирования и выбытии из него лучше установить именно в служебном задании.

Обоснование: В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения; суточные или полевое довольствие. На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В силу п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение), фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Соответственно, если работник направлен в командировку не в организацию, то заверение отметки невозможно и порядок определения фактического срока пребывания в месте командирования просто не установлен. Порядок документального оформления в этом случае следует закрепить внутренним локальным документом организации. В соответствии с п. 6 вышеуказанного Положения цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Соответственно, если работник направлен в командировку не в организацию, то эта цель указывается именно в служебном задании. В соответствии с п. 26 вышеуказанного Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме, и именно для целей подтверждения нахождения в месте командировки в установленное время иными документами должен применяться данный отчет о выполненной работе. Поэтому особенности командировки, в том числе и то, что работник командирован не в организацию, и невозможность отметки лучше установить именно в тексте служебного задания с заполненным кратким отчетом о выполненной работе за период командировки по форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Аналогичной позиции придерживается Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291, в котором сказано, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о факте нахождения работника в месте командировки отмечаем, что согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)). В случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования. Указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации. При этом данное Письмо написано на основе Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

В. В.Семенихин

Консалтинговая группа

"Экспертбюро Семенихина"

30.09.2013