ФГУП имеет разветвленную сеть отделов, оказывающих услуги по приему корреспонденции. Пакет первичных документов (счет, счет-фактура, акт выполненных работ) оформляется приемщиками и выдается клиенту в момент осуществления передачи. По внутреннему распоряжению подписывать счета-фактуры имеют право начальник, заместители начальника, главный бухгалтер, заместители главного бухгалтера, а также начальники (заместители начальников) отделов, приемщики отправлений

Как правильно оформить распоряжение о предоставлении полномочий? Нужно ли указывать должности и фамилии каждого уполномоченного лица с образцами подписей, перечислять заместителей начальника и главбуха, если они по должностным инструкциям обязаны их замещать?

Если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, то в расшифровке подписи указывается его фамилия, в таком случае чья должна быть должность?

Ответ: В соответствии с п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Одно из условий для принятия НДС к вычету - наличие правильно оформленного счета-фактуры.

При этом надо иметь в виду, что указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру, не предусмотрено, но если должность указана, то это не является нарушением требований п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ. Это мнение высказано в Письме ФНС России от 20.05.2005 N 03-1-03/838/8, Письме ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03-886@ и других.

Финансовое ведомство тоже разрешило не указывать в документах должности лиц, которые фактически их подписывают (Письмо Минфина России от 09.08.2004 N 03-04-11/127).

Таким образом, как ФНС России, так и Минфин России не отрицают возможности указания в счете-фактуре должности уполномоченного лица, его подписавшего.

Кроме того, не исключена вероятность представления покупателю по его требованию документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего счет-фактуру.

Для этого в бухгалтерии должны быть копии приказов (распоряжений) или доверенностей, из которых было бы понятно, что в том или ином периоде на определенных работников возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя и за главного бухгалтера организации.

Приказ о предоставлении полномочий может предусматривать следующее:

"В соответствии с п. 6 ст. 169 Налогового кодекса предоставить право подписи счетов-фактур, выставленных покупателям, следующим сотрудникам:

за генерального директора ФГУП:

- заместителю генерального директора - Ф. И.О.;

- руководителю отдела продаж - Ф. И.О.;

за главного бухгалтера ФГУП:

- заместителю главного бухгалтера - Ф. И.О."

Образцы подписей могут быть приведены в приложении приказу.

Предоставить полномочия можно, также оформив доверенность. Ее составляют в произвольной форме. В доверенности надо указать дату выдачи, срок действия (по умолчанию - три года), фамилию, имя, отчество сотрудника и его паспортные данные. Самое главное - четко указать действия, которые уполномочено совершать доверенное лицо: подписывать выставленные счета-фактуры от имени руководителя организации или от имени главного бухгалтера.

Таким образом, для правильного оформления распоряжения (приказа) о предоставлении полномочий, по нашему мнению, нужно указать должности и фамилии каждого уполномоченного лица и приложить к приказу образцы подписей.

В Письме ФНС России от 20.05.2005 N 03-1-03/838/8 "О порядке заполнения счетов-фактур" рассмотрена ситуация, когда счета-фактуры подписывают не непосредственно руководитель и главный бухгалтер, а иные уполномоченные лица. ФНС указывает, что в соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, такие реквизиты счета-фактуры, как "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", являются формализованными показателями. Вместе с тем данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" Кодексом не предусмотрено.

Кроме того, необходимо учесть, что если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований п. 6 ст. 169 Кодекса.

Также для идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, по мнению Минфина России, высказанному в Письме от 09.08.2004 N 03-04-11/127, после подписи уполномоченного лица необходимо указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру.

Е. Л.Пеняева

ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

16.03.2006