В организации обязанность по вводу данных из табелей учета рабочего времени в программу "1С" оказалась не закрепленной ни за отделом кадров, ни за отделом организации и оплаты труда, ни за бухгалтерией (в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях эта функция не прописана). Закрепляет ли действующее законодательство Российской Федерации эту функцию за каким-либо из подразделений?

Ответ: На данный момент спорная функция по вводу в программу данных из табелей учета рабочего времени (в буквальной ее формулировке) не закреплена в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, за какой-либо конкретной должностью. Ввиду этого руководитель организации или иное должностное лицо, отвечающее за организацию труда персонала, во избежание конфликтов между структурными подразделениями, должен самостоятельно установить, какое структурное подразделение будет выполнять указанную функцию, и определить конкретного работника (должность), которому будет поручено выполнение работы по вводу в программу данных из табелей учета рабочего времени.

При решении этого вопроса нужно руководствоваться следующим.

В том случае, когда в организации возникает необходимость в выполнении новой, ранее не исполнявшейся функции, эта функция обычно закрепляется за работником, выполняющим родственные по содержанию работы, равные по сложности.

Табели учета рабочего времени являются документами первичного учета труда и его оплаты, такими же, как и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводах, отпусках, увольнениях и т. д. Функция по их составлению (заполнению унифицированных форм) и надлежащему оформлению (получению подписей руководителя организации и работника, виз руководителей заинтересованных подразделений) традиционно выполняется кадровой службой, что нашло свое отражение в вышеуказанном Квалификационном справочнике.

В то же время табель учета рабочего времени относится к документам первичного учета, которые, как и приказы (распоряжения) о приеме, переводах, отпусках, увольнениях и т. д., обрабатываются непосредственно сотрудниками бухгалтерии при выполнении такой функции, как начисление "заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей". Эта функция непосредственно связана с другой функцией, которая обозначена в квалификационной характеристике должности "бухгалтер", утвержденной в составе вышеуказанного Квалификационного справочника, следующим образом: "Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке". Основываясь на данной формулировке, функцию по вводу в программу "1С" данных из табелей учета рабочего времени можно отнести к функции по подготовке первичных документов по учету труда к счетной обработке.

Положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих не являются обязательными для работодателей и, как следует из п. 2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 N 37 "Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", данный Квалификационный справочник "рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм". Следовательно, работодатель может рассматривать его в качестве рекомендаций Минтруда России, а не в качестве обязательного к применению акта. В связи с этим также необходимо обратить внимание на то, что присутствие каких-либо обязанностей в квалификационной характеристике должности "бухгалтер" не освобождает работодателя от закрепления таких обязанностей в трудовом договоре или должностной инструкции, если только в трудовом договоре прямо не сказано, что квалификационная характеристика должности "бухгалтер", утвержденная в составе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, применяется в качестве документа прямого действия.

Подытоживая вышеизложенное, необходимо отметить, что при окончательном распределении функций между структурными подразделениями решающее значение для руководителя организации или иного должностного лица, ответственного за организацию труда персонала, может иметь непосредственная рабочая "загруженность" сотрудников отдела кадров, отдела организации и оплаты труда и бухгалтерии. В результате анализа и исследований затрат рабочего времени работодатель может возложить спорную функцию и на сотрудников (сотрудника) отдела кадров. При этом в положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников, которым поручается новая функция, должны быть внесены соответствующие изменения.

Л. В.Щур-Труханович

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

16.11.2006