При проверке правильности исчисления и удержания НДФЛ налоговый орган запросил у налогового агента загранпаспорта некоторых работников для подтверждения их статуса налогового резидента РФ. Правомерно ли такое требование проверяющих?

Ответ: Налоговые органы в рамках выездной налоговой проверки НДФЛ могут запросить у налогового агента документы, подтверждающие налоговый статус его работников. Однако требование о представлении именно заграничных паспортов, на наш взгляд, неправомерно. Дело в том, что налоговое законодательство не регламентирует порядок подтверждения налогового статуса физического лица и не содержит требования о том, что для этих целей необходим именно его загранпаспорт. Поэтому в ответ на требование налогового органа представить загранпаспорта работников налоговый агент может представить любые имеющиеся у него документы, подтверждающие время фактического нахождения работников на территории РФ. Если за непредставление загранпаспортов налоговый орган привлечет налогового агента к ответственности по ст. 126 Налогового кодекса РФ в размере 200 руб. за документ, рекомендуем такое решение оспаривать.

Обоснование: При выездной налоговой проверке налоговый орган вправе истребовать любые документы, необходимые для ее проведения, связанные с исчислением и уплатой налогов, а проверяемое лицо обязано обеспечить контролерам возможность ознакомиться с указанными документами (п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Заграничный паспорт с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы является одним из документов, подтверждающих фактическое нахождение физического лица на территории России в целях определения его налогового статуса (см. Письма Минфина России от 12.08.2013 N 03-04-06/32676, ФНС России от 23.09.2008 N 3-5-03/529@).

Налоговый статус работника напрямую влияет на размер ставки, по которой налоговый агент должен исчислять НДФЛ с доходов работника. В частности, с доходов в виде заработной платы, выплачиваемых налоговым резидентам РФ, налог уплачивается по ставке 13%, в то время как такие доходы нерезидентов облагаются НДФЛ по ставке 30% (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Между тем НК РФ не устанавливает для налоговых агентов каких-либо правил подтверждения фактического времени нахождения налогоплательщика в РФ и не предусматривает специального порядка определения его налогового статуса, в том числе не содержит требования об обязательном наличии у налогового агента загранпаспортов работников. Установить время фактического нахождения физического лица в России можно и на основании иных документов. Например, это могут быть (см. Письма Минфина России от 28.06.2012 N 03-04-06/6-183, от 26.04.2012 N 03-04-05/6-557, ФНС России от 22.07.2011 N ЕД-4-3/11900@):

- табель учета рабочего времени;

- справка с предыдущего места работы или учебного заведения (если работник работает у налогового агента менее 183 дней);

- квитанции о проживании в гостинице;

- другие документы, подтверждающие период нахождения физического лица в РФ.

Для иностранных граждан - также оригинал (заверенная копия) вкладного талона о регистрации и выписка из журнала регистрации паспортно-визового отдела (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.07.2008 N 28-11/070040).

Ответственность за правильность определения налогового статуса физического лица, исчисления и уплаты налога в соответствии с его налоговым статусом лежит на организации - налоговом агенте. Поэтому при наличии оснований считать, что работник может не являться налоговым резидентом, налоговый агент должен иметь документы, подтверждающие налоговый статус работника, или их копии. При этом достаточно простых копий указанных документов. Их заверение работодателем или нотариусом не требуется (см. Постановление ФАС Центрального округа от 11.03.2010 N А54-3126/2009С4, Письмо Минфина России N 03-04-06/32676).

В связи с тем что подтверждающие налоговый статус физического лица документы могут непосредственно свидетельствовать о правильности исчисления и уплаты НДФЛ, налоговый орган, проводящий выездную проверку, вправе истребовать их у налогового агента. Однако требование о представлении именно заграничного паспорта, на наш взгляд, является неправомерным.

Поскольку ни процедура, ни перечень документов, которыми следует подтверждать налоговый статус, налоговым законодательством не регламентированы, на наш взгляд, в ответ на такое требование налоговый агент может представить любые имеющиеся у него документы, подтверждающие налоговое резидентство работника. Если вместо загранпаспортов налоговый агент представит проверяющим иные документы соответствующего характера, а налоговая инспекция наложит штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный загранпаспорт (по ст. 126 НК РФ), то привлечение к ответственности можно попытаться оспорить в суде. Однако заметим, что на сегодняшний день арбитражная практика по данному вопросу не сложилась.

Е. М.Сигаева

Группа компаний

"Аналитический Центр"

М. Н.Озерова

Группа компаний

"Аналитический Центр"

29.10.2013