Как правильно оформить кадровые документы при прекращении срока трудового договора? Какие документы должны быть подготовлены кадровой службой в случае, если стороны решили продлить срок действия срочного трудового договора?

Ответ: Работник, с которым заключен срочный трудовой договор, не может настаивать на продолжении работы в том случае, когда работодатель решил прекратить с ним трудовые отношения по истечении срока трудового договора. Истечение срока трудового договора не может само по себе прекратить действие этого договора, поэтому стороны обязаны оформить факт прекращения трудовых отношений.

1. Не менее чем за 3 календарных дня до дня увольнения в связи с истечением срока трудового договора работодатель должен в письменной форме предупредить работника об истечении срока трудового договора (ст. 79 Трудового кодекса РФ). На практике сотрудники кадровых служб уведомляют работника о прекращении трудового договора разными способами. Одни готовят так называемое уведомление, в котором в произвольной форме уведомляют работника о дате истечения срока трудового договора. Другие, основываясь на том, что официальным волеизъявлением исполнительного органа организации по кадровым вопросам является приказ (распоряжение), считают правильным уведомлять работника о прекращении срока трудового договора путем издания работодателем соответствующего приказа (распоряжения) и ознакомления с ним работника не менее чем за 3 календарных дня до дня прекращения срока трудового договора. Оба алгоритма действий сотрудников кадровых служб по уведомлению работника выработаны практикой и не противоречат положениям ТК РФ. Тем более что в числе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, нет формы подобного документа; в ст. 79 ТК РФ определено требование только применительно к форме уведомления (она должна быть письменной), которая и в том, и в другом порядке уведомления соблюдается. Нам представляется, что более правильным было бы уведомлять работника об истечении срока трудового договора путем направления в его адрес уведомления, составленного в виде отдельного документа.

При этом данный документ должен быть составлен с соблюдением следующих требований:

текст уведомления должен быть оформлен на бланке организации;

уведомление должно быть написано на имя работника, срок трудовых отношений с которым истекает. Как правило, уведомление вручается лично, но по общим правилам указывается и адрес регистрации (или постоянного места жительства) работника;

в тексте документа обязательно должна быть ссылка на реквизиты заключенного между работником и работодателем трудового договора (дата заключения и номер), а также указана точная дата истечения срока трудового договора;

уведомление должно быть подписано руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности или имеющим надлежащим образом оформленные полномочия по принятию кадровых решений;

уведомление должно быть зарегистрировано в книге регистрации исходящей документации, исходящий номер и дата обязательно должны быть проставлены на бланке документа.

С оригинала уведомления снимается копия. Оригинал уведомления вручается работнику лично, а на копии уведомления работник должен поставить свою подпись, расшифровку подписи, написать: "Уведомление получил(а), ознакомлен(а)", а также указать дату получения уведомления. Копия уведомления подшивается в личное дело работника.

Здесь же стоит обратить внимание работодателя на тот момент, что в случаях, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, предупреждать работника об увольнении работодатель не обязан. Законодатель закрепил это положение, поскольку не всегда бывает точно известно, когда прежний работник вернется к работе. В том случае, когда по трудовому договору работник должен был выполнить определенный объем и только с датой окончания работ трудовой договор прекращал свое действие, работодатель и работник составляют акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы с использованием унифицированной формы N Т-73. Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, по одному для работодателя и работника; экземпляр работодателя подшивается в личное дело работника.

2. В порядке, предусмотренном ст. 84.1 ТК РФ, работодатель издает приказ (распоряжение) об увольнении работника в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

С данным приказом (распоряжением) работник обязательно должен быть ознакомлен. Копия приказа подшивается в личное дело работника.

3. В трудовую книжку вносится соответствующая запись: "Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

Трудовая книжка с внесенной записью выдается работнику.

Работодатель не может требовать от работника выполнять трудовые обязанности по истечении срока действия трудового договора, если работник принял решение оставить работу по окончании срока трудового договора. Поэтому в том случае, когда работник, отработав последний рабочий день, не вышел более на работу, такой невыход не может быть расценен работодателем как прогул, даже если работодатель и не желает расставаться с работником. В этом случае работодатель должен произвести полный расчет с работником и оформить все необходимые кадровые документы, а также вернуть работнику его трудовую книжку.

Однако работодатель вправе предложить работнику продлить срок трудового договора, и работник, безусловно, вправе принять данное предложение. Стоит обратить внимание на то, что в настоящее время существуют абсолютно разные позиции сотрудников кадровых служб по данному вопросу. Позиция одних заключается в том, что в ТК РФ не содержится положений, определяющих порядок продления (пролонгации) срочного трудового договора. Именно поэтому следует по общему правилу уведомлять работника о прекращении трудового договора, знакомить под роспись с приказом (распоряжением) об увольнении, оформлять личную карточку работника, вносить в трудовую книжку соответствующую запись, а затем при согласии работника продолжать работу - оформлять все необходимые документы при приеме на работу, в том числе издавать приказ (распоряжение), заключать договор, оформлять личную карточку и делать соответствующую запись в трудовой книжке. Другие кадровики исходят из отсутствия запрета на продление срочного трудового договора в ТК РФ, и на основании этого работник пишет заявление о своем согласии продлить срок трудового договора; издается приказ (распоряжение) о продлении срока трудового договора в произвольной форме (поскольку в числе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, данный вид приказа (распоряжения) отсутствует). Затем работодатель и работник заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором меняется, как правило, одно условие - срок трудового договора. В практике встречаются и случаи включения в текст срочного трудового договора условия о возможной его пролонгации на основании заявления работника. Некоторые работодатели полагают, что, кроме дополнительного соглашения, к трудовому договору больше никаких документов оформлять не следует.

Как же быть работодателю в данной ситуации, когда он заинтересован в продолжении трудовых отношений с конкретным работником, как помочь сотруднику кадровой службы в решении поставленной перед ним задачи?

Ситуация первая: работодатель заинтересован в долговременных отношениях с работником. Выход один и очень простой - ничего не делать и не оформлять. Работник продолжает с согласия работодателя работать, а трудовой договор по правилам ст. 58 ТК РФ считается заключенным на неопределенный срок.

Ситуация вторая: работодатель заинтересован в работнике, но только на определенный период времени. ТК РФ не закрепляет положений о порядке продления (пролонгации) срочного трудового договора, вместе с тем и не запрещает подобных действий со стороны работодателя и работника в случае достижения ими обоюдного соглашения по данному вопросу. Однако в ст. 58 ТК РФ содержится норма, которая заставляет задуматься над следующим. Если работодатель и работник своевременно не оформят факт прекращения срочного трудового договора и работник продолжает работать, то такой трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. Ну а если работодатель и работник оформят не прекращение трудовых отношений, а их продление на определенный срок, будет ли это нарушением трудового законодательства и является ли это ущемлением прав работника? Обратимся за разъяснением к судебной практике. Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (в ред. от 28.12.2006) дал разъяснение: "При установлении в ходе судебного разбирательства факта многократности заключения срочных трудовых договоров на непродолжительный срок для выполнения одной и той же трудовой функции суд вправе с учетом обстоятельств каждого дела признать трудовой договор заключенным на неопределенный срок". Подобные разъяснения подтверждают то, что независимо от того, будут работодатель и работник заключать многочисленные (более двух подряд) срочные трудовые договоры или же неоднократно продлевать срок трудового договора путем заключения дополнительных соглашений к трудовому договору, в судебном порядке данные трудовые отношения могут быть признаны как заключенные на неопределенный срок. Отметим при этом, что вопрос о признании факта заключения трудового договора на неопределенный срок судом должен будет рассматриваться с учетом обстоятельств каждого дела - это во-первых; а во-вторых, если работодатель и работник намерены только однократно продлить трудовые отношения на определенный период времени, то они могут это сделать либо путем заключения дополнительного соглашения к существующему трудовому договору, либо путем заключения еще одного срочного трудового договора. В любом случае признака "многократности" заключения срочных трудовых договоров здесь прослеживаться не будет.

Представляется, что в случае, если за исключением условия о сроке действия трудового договора в трудовом договоре остальные условия остаются без изменения, будет целесообразным заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это наиболее простой способ, поскольку экономит ресурсы, а также массу времени и сил сотрудников кадровой службы. В этом случае работник кадровой службы избавлен от необходимости уведомления работника об истечении срока трудового договора, издания приказа об увольнении, внесения записи в трудовую книжку, ознакомления работника с уведомлением, с приказом, с записью в личной карточке, с записью в трудовой книжке, также не появится необходимости вновь оформлять полный пакет кадровых документов по приему работника на работу. Порядок заключения дополнительного соглашения к трудовому договору следующий.

1. Работник пишет на имя руководителя организации соответствующее заявление, например, по следующей форме.

Генеральному директору

ООО "Пеликан"

Лихачеву В. И.

от Васильевой Т. И.

Заявление

Настоящим выражаю свое согласие на продление срока трудового договора

от 17.10.2006 N 67 по 31.06.2007.

19.02.2007 подпись

2. Издается приказ (распоряжение) о продлении срока трудового договора. Поскольку унифицированной формы приказа (распоряжения) о продлении срока трудового договора нет, то в приказе (распоряжении) необходимо указать следующее: "Продлить срок трудового договора от 01.09.2005 N 197, заключенного с Шишковой М. А., по соглашению сторон до 31.06.2007 включительно".

3. Стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором изменяют условие о сроке действия трудового договора. Отметим, что срок действия срочного трудового договора с учетом всех дополнительных соглашений не может превышать 5 лет (ч. 1 ст. 58 ТК РФ). Дополнительное соглашение составляется в двух одинаковых экземплярах - по одному экземпляру для работодателя и работника.

В том случае, если, помимо условия об изменении срока действия трудового договора, стороны пришли к соглашению изменить и другие условия трудового договора (к примеру, трудовую функцию, место работы, размер заработной платы и др.), то следует заключать новый срочный трудовой договор. Работник кадровой службы в этом случае должен оформить все необходимые документы по увольнению работника и приему его на работу, но уже по новому трудовому договору.

В заключение отметим еще одну деталь. ТК РФ устанавливает так называемую презумпцию заключения трудового договора на неопределенный срок - условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. Так, в ст. 58 ТК РФ, помимо ситуации, о которой уже было сказано выше (когда стороны своевременно не оформят факт прекращения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и при этом работник продолжает работу после истечения срока трудового договора), данная презумпция действует и в случаях, когда в трудовом договоре не оговорен срок его действия или трудовой договор заключен на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом. При этом работодатель должен понимать, что трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок не с момента, как истек срок срочного трудового договора, а с момента его заключения.

В. В.Владимирова

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

15.02.2008