Организация оказывает услуги по договору транспортной экспедиции. Условиями этого договора предусмотрено оформление поручений экспедитору в электронном виде. Вправе ли организация при исчислении налога на прибыль использовать данные поручения для документального подтверждения расходов?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО

от 27 июня 2008 г. N 20-12/060973

Согласно ст. 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено законом о транспортно-экспедиционной деятельности, другими законами или иными правовыми актами.

В соответствии с п. 1 ст. 802 ГК РФ договор транспортной экспедиции заключается в письменной форме.

В ст. 2 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" определено, что правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554 утверждены Правила транспортно-экспедиционной деятельности (далее - Правила).

Правилами транспортно-экспедиционной деятельности определяются:

- перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции);

- требования к качеству экспедиционных услуг;

- порядок оказания экспедиционных услуг.

Согласно п. 4 Правил транспортно-экспедиционными услугами признаются услуги по организации перевозки груза, заключению договоров перевозки груза, обеспечению отправки и получения груза, а также иные услуги, связанные с перевозкой груза.

На основании п. 5 Правил экспедиторскими документами являются:

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

В соответствии с п. 7 Правил экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции и составляются в письменной форме.

Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждаются Министерством транспорта РФ.

При этом в п. 8 Правил предусмотрено, что для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное и подписанное им поручение экспедитору. Оформленное в установленном порядке поручение экспедитору должно содержать достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объеме, а также о количестве грузовых мест.

Поручение экспедитору представляется клиентом на бумажном носителе, если иной способ не предусмотрен договором транспортной экспедиции.

Порядок и условия представления поручения экспедитору и отзыва клиентом выданного поручения экспедитору с использованием средств факсимильной или электронной связи определяются договором транспортной экспедиции. Об этом говорится в п. 11 Правил.

Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 утвержден Порядок оформления и формы экспедиторских документов (далее - Порядок).

В соответствии с п. 8 Порядка заполнение бланка "Поручение экспедитору" возлагается на клиентов.

В п. 18 Порядка предусмотрено, что бланк "Поручение экспедитору" заполняется в двух экземплярах (оригинал вручается экспедитору).

При этом бланк "Поручение экспедитору" содержит строку 22 "Подпись клиента", в которой проставляется личная подпись клиента или его уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия, имя, отчество).

На основании п. 16 Порядка заполнение строк, в которых предусматривается информация об участниках (сторонах) поручения экспедитору, является обязательным.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, которые указаны в ст. 270 НК РФ).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации, и с учетом особенностей использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления.

Ведение бухгалтерского учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи осуществляется при условии соблюдения указанных федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации.

Таким образом, документом, подтверждающим понесенные расходы по договору транспортной экспедиции, является поручение экспедитору, оформленное в электронном виде в соответствии с Федеральным законом N 1-ФЗ. При этом порядок оформления и условия представления поручений экспедитору в электронном виде должны быть предусмотрены договором транспортной экспедиции.

Основание: Письмо Минфина России от 19.05.2006 N 02-14-13/1297.

Заместитель

руководителя Управления

советник государственной

гражданской службы РФ

2 класса

Н. В.ПРОКАЕВА

27.06.2008