Бывший работник по почте письменно запросил копии документов, связанных с работой. Но в связи с большим объемом работ могут возникнуть трудности с поиском и подготовкой данных копий. Можно ли продлить трехдневный срок подготовки на более поздний? Как поступить работодателю, в случае если работник не явится за запрашиваемыми копиями документов в офис работодателя?

Ответ: Работодатель обязан выдать бывшему работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня получения этого заявления по почте. Статья 62 Трудового кодекса РФ не предусматривает возможности продления срока представления документа в случае возникновения сложностей при его поиске или подготовке. В случаях, когда есть основания полагать, что работник не явится за подготовленными документами, работодателю целесообразно направить работнику уведомление о необходимости прибыть за указанными документами либо дать письменное согласие на отправление их по почте.

Обоснование: В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

Полагаем, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с кем трудовые договоры уже прекращены.

Судебная практика подтверждает данную позицию (см., например, Апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 01.03.2013 по делу N 33-1278, Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).

При этом ст. 62 ТК РФ не предусматривает возможности продления срока предоставления того или иного документа в случае возникновения сложностей при его поиске или подготовке. Следовательно, работодатель обязан выдать бывшему работнику по его письменному заявлению копии путевых листов в течение трех рабочих дней со дня получения этого заявления по почте.

Ситуацию, в которой работник может не явиться за подготовленными документами, по нашему мнению, можно решить по аналогии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, устанавливающей порядок выдачи работнику трудовой книжки в случае неявки последнего за ней или отказа от ее получения. То есть в том случае, когда выдать копии документов работнику невозможно в связи с его неявкой либо отказом от их получения, работодателю целесообразно направить работнику уведомление о необходимости прибыть за указанными документами либо дать письменное согласие на отправление их по почте.

Данную информацию следует направить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В таком случае квитанция, уведомление о вручении и опись вложения (п. п. 12 и 32 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221) будут служить документами, подтверждающими факт отправки уведомления.

Полагаем, что со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи запрошенных копий документов и в случае судебного спора либо претензий компетентных органов относительно непредоставления работнику соответствующих документов в трехдневный срок сможет таким образом подтвердить тот факт, что он предпринял все необходимые меры для соблюдения установленного срока.

М. С.Иванова

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

16.11.2013