Организация оказывает услуги по заправке и восстановлению картриджей, в связи с чем закупает бывшие в употреблении картриджи у частных лиц и индивидуальных предпринимателей. Закупка оформляется закупочным актом, форма которого разработана организацией (что закреплено в учетной политике). Для расчета с продавцами таких картриджей менеджер по закупкам на основании расходного кассового ордера получает наличные денежные средства и после покупки картриджей сдает в бухгалтерию авансовый отчет с закупочными актами, подтверждающими произведенные расходы. Правомерно ли это или необходимо оформлять расходный кассовый ордер на имя каждого продавца картриджей?

Ответ: Сделки юридических лиц с гражданами, согласно ст. 161 Гражданского кодекса РФ, должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, ее совершающими (ст. 160 ГК РФ). Содержание сделки - это ее условия.

Следовательно, если закупочный акт содержит условия сделки и подписан лицами, совершающими данную сделку, скреплен печатью со стороны юридического лица, то письменная форма сделки соблюдена.

Также с физическим лицом можно заключить договор купли-продажи (ст. 454 ГК РФ). По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

В данном случае закупочный акт будет являться приложением к договору купли-продажи, на основании которого продавец продает товар, а покупатель его принимает.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" проводимая организацией хозяйственная операция должна оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать указанные в Законе обязательные реквизиты.

Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

При покупке товарно-материальных ценностей необходимо отразить две бухгалтерские операции: оприходование товарно-материальных ценностей и их оплату.

Оприходование приобретенных у юридических лиц товарно-материальных ценностей осуществляется на основании накладных, для которых предусмотрены соответствующие унифицированные формы.

Унифицированные формы первичных документов при приобретении товарно-материальных ценностей у физических лиц, а также индивидуальных предпринимателей не установлены. То есть товарно-материальные ценности, приобретенные у физических лиц, приходуются организациями на основании любых документов, содержащих указанные выше обязательные реквизиты (такими документами могут являться и закупочные акты).

Выплата денежных средств отражается в бухгалтерском учете на основании либо соответствующей выписки банка и платежного поручения (при безналичном перечислении денег), либо на основании расходного кассового ордера (при наличных расчетах).

Если деньги физическому лицу - продавцу за товарно-материальные ценности передаются от имени организации работником организации, то для того, чтобы отчитаться перед организацией, ему необходимо получить от продавца документ, подтверждающий получение последним денежных средств, например расписку (п. 2 ст. 408 ГК РФ). В данном случае этим документом также будет являться закупочный акт за подписью продавца.

По поводу правильности заполнения закупочного акта следует отметить, что в случае, если в закупочном акте указывается оценщик, необходимо указать подтверждающий получение им профессиональных знаний в области оценочной деятельности документ об образовании. Согласно Федеральному закону от 29.07.1998 N 135-ФЗ "Об оценочной деятельности в Российской Федерации" оценщик может осуществлять оценочную деятельность самостоятельно, занимаясь частной практикой, а также на основании трудового договора между оценщиком и юридическим лицом, которое соответствует условиям, установленным ст. 15.1 данного Федерального закона.

Если вы заключаете договор купли-продажи, в нем необходимо указать, как оцениваются бывшие в употреблении картриджи.

Если у оценщика нет подтверждающих документов, его квалификацию не следует указывать в акте (в данном случае в акте указывается Ф. И.О. лица, действующего на основании доверенности, выданной юридическим лицом на приобретение материальных ценностей). Согласно ч. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено (ч. 1 ст. 187 ГК РФ).

Если картриджи закупаются через подотчетное лицо, то расходный кассовый ордер выписывается на подотчетное лицо, которое затем отчитывается авансовым отчетом с приложением к нему закупочных актов. Расходный кассовый ордер на каждую закупку оформлять не нужно.

На основании Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Н. В.Вахитова

Аудиторская компания "Верген Аудит"

28.08.2008