Организация регулярно проводит инвентаризацию, отражает ее результаты в электронном виде в программе 1С:Бухгалтерия (не распечатывая на бумажный носитель). В бумажном виде распечатываются только результаты инвентаризации на конец отчетного периода (квартала). Правомерно ли это?

Ответ: На основании п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организации предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации.

В силу п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ каждый первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумажном носителе, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП). Иные варианты, обеспечивающие соблюдение данного требования, на сегодняшний день законодательством не предусмотрены.

Этот вывод подтвержден Письмом Минфина России от 19.05.2006 N 02-14-13/1297, согласно которому составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации. Только при соблюдении данного условия документы, составленные в электронном виде, признаются легитимными.

Именно это требование (об обязательном наличии ЭЦП) и является главной причиной, сужающей сферу применения документов в электронном виде. Напомним, что в настоящее время коммерческие организации используют электронные документы во "внешних" взаимоотношениях:

- с налоговыми органами (представление налоговых деклараций через Интернет);

- банками (проведение операций по расчетным счетам);

- государственными и муниципальными заказчиками либо специализированными организациями (при представлении заявки на участие в торгах с целью заключения контракта на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд).

Во всех перечисленных случаях электронные документы должны быть подписаны в соответствии с нормативными правовыми актами РФ, а именно Законом N 1-ФЗ. В п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ указано, что ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи не утратил силу (действует) на момент проверки или подписания электронного документа при наличии доказательств момента подписания;

- подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

- ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

При этом сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра (ст. 3 Закона N 1-ФЗ).

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации оформляются документами по формам, утвержденным Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 и от 27.03.2000 N 26.

В соответствии с п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Описи должны подписывать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица оформляют расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Учитывая изложенное, использование в первичных учетных документах электронной цифровой подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, допускается при соблюдении условий п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ и ст. 9 Закона N 129-ФЗ (Письмо Минфина России от 26.05.2004 N 04-02-05/2/28).

Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм не допускается (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации").

Таким образом, если у организации нет возможности заменить личную подпись ответственных лиц ЭЦП, во избежание санкций за отсутствие документов по инвентаризации, оформленных в соответствии с действующим законодательством, рекомендуем оформлять первичные документы по инвентаризации на бумажном носителе информации.

Согласно п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. На основании первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств приходуются и списываются с баланса материальные ценности, поэтому при отсутствии обязательной инвентаризации бухгалтерская отчетность может быть признана недостоверной, что влечет наложение штрафных санкций как на организации, так и на должностных лиц согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ и ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

На основании ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета, и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

На основании ст. 120 НК РФ грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения в течение одного налогового периода при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 настоящей статьи, влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей. Если вышеуказанные нарушения совершены в течение более одного налогового периода, то данные нарушения влекут взыскание штрафа в размере пятнадцати тысяч рублей.

Если вышеуказанные нарушения повлекли занижение налоговой базы, то на организацию налагается штраф в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.

Н. В.Вахитова

Аудиторская компания "Верген Аудит"

28.08.2008