Фирма арендует оборудование у физического лица. Должна ли фирма при расчетах с физическим лицом удерживать НДФЛ? Как правильно должны быть оформлены документы по такой операции в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Согласно п. 1 ст. 207 Налогового кодекса РФ налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Объектом налогообложения по НДФЛ для физических лиц - налоговых резидентов РФ являются доходы, полученные налогоплательщиком от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ (ст. 209 НК РФ).

Доходы от сдачи в аренду имущества, находящегося в РФ, признаются доходами от источников в РФ (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Таким образом, доход от сдачи в аренду имущества на территории РФ физическим лицом - резидентом РФ признается объектом налогообложения по НДФЛ.

Согласно п. п. 1 - 2 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, источником которых являются эти российские организации, признаются налоговыми агентами по отношению к налогоплательщику и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет. Исключение составляют доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ.

Так, под исключение подпадают, в частности, следующие случаи:

- исчисление налога физическими лицами - индивидуальными предпринимателями, а также нотариусами, занимающимися частной практикой, адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, и другими лицами, занимающимися в установленном действующим законодательством порядке частной практикой (ст. 227 НК РФ);

- исчисление налога физическими лицами по суммам вознаграждений, полученных от физических лиц и организаций, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества (пп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ);

- исчисление налога физическими лицами, получающими другие доходы, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами (пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ);

Как видно, случай получения физическим лицом (не являющимся индивидуальным предпринимателем) доходов по договору аренды от российской организации, являющейся источником выплаты таких доходов, в приведенных исключениях не указан. Таким образом, российская организация - арендатор признается налоговым агентом по отношению к такому физическому лицу и обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ.

Данный вывод подтверждается также многочисленными разъяснениями представителей официальных структур - см., например, Письма УФНС России по г. Москве от 07.04.2008 N 28-10/033584@, от 22.11.2007 N 28-11/111282, Минфина России от 29.05.2007 N 03-04-06-01/164.

Заметим также, что налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде (по форме 1-НДФЛ), а не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, представлять в налоговые органы соответствующие сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (п. п. 1 - 2 ст. 230 НК РФ).

Обратим внимание, что в данном случае рассматривается ситуация, когда физическое лицо не является индивидуальным предпринимателем. В противном случае у организации обязанностей налогового агента не возникает.

При оформлении документов следует иметь в виду, что передача имущества в аренду оформляется договором аренды по правилам гл. 34 Гражданского кодекса РФ. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Если одной из сторон договора является юридическое лицо, договор аренды следует заключать в письменной форме (ст. 161 ГК РФ).

При передаче в аренду движимого имущества подписание сторонами акта приемки-передачи оборудования не обязательно (такое требование установлено для передачи в аренду зданий и сооружений - ст. 655 ГК РФ). В то же время для удостоверения факта передачи (а также возврата) имущества рекомендуем все же составить такой документ, где одновременно советуем подробно указать на состояние имущества на момент передачи его в аренду (на момент возврата). Составление акта приемки-передачи имущества позволит избежать проблем, связанных с документальным подтверждением соответствующих расходов у арендатора.

Порядок, условия и сроки уплаты арендной платы определяются договором аренды (ст. 614 ГК РФ). Как правило, стороны устанавливают ежемесячную уплату арендной платы.

Иногда возникает вопрос о необходимости ежемесячного (с учетом условий оплаты арендной платы) составления акта по арендной плате (в целях отражения соответствующих затрат в бухгалтерском и налоговом учете). Здесь стоит отметить, что положения гражданского законодательства не содержат обязательного требования о том, что стороны должны составлять подобный документ. Поэтому если стороны самостоятельно не установят обязанность по составлению акта в договоре, необходимость в составлении данного документа отпадает. Кстати, большинство разъяснений официальных лиц также сводится к такой позиции (см., например, Письма Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742, УФНС России по г. Москве от 26.03.2007 N 20-12/027737, ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81). Хотя не всегда разъяснения официальных лиц были столь однозначны. Например, Письмо Минфина России от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505 свидетельствует о том, что ранее представители данного ведомства придерживались иного мнения.

Далее рассмотрим налоговый учет операций по договору аренды с физическим лицом у арендатора.

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Расходы признаются в налоговом учете при условии их документальной подтвержденности, экономической обоснованности и направленности на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

С учетом имеющихся разъяснений представителей официальных структур в качестве документального подтверждения расходов на аренду имущества могут быть использованы следующие документы (см. вышеуказанные письма):

- договор аренды;

- акт приемки-передачи имущества;

- платежные документы (платежное поручение, расходный кассовый ордер).

Если арендованное оборудование используется в деятельности организации, приносящей доход, то соответствующие расходы на арендные платежи признаются экономически обоснованными расходами.

Таким образом, выполнение всех вышеуказанных условий является основанием для признания расходов в виде арендных платежей в налоговом учете.

Подведем итоги вышесказанному:

- при аренде оборудования у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, российская организация - арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ;

- у российской организации также возникает необходимость учитывать такие доходы в карточке 1-НДФЛ, а по окончании года представлять сведения о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ;

- в налоговом учете арендные платежи признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

О. Л.Змачинская

Аудиторская компания "Верген Аудит"

12.09.2008