По требованию налоговой инспекции в рамках выездной налоговой проверки организация представила большой комплект копий документов в ИФНС России. Работник налоговой инспекции отказал в приеме комплекта документов из-за отсутствия печати и подписи на каждом листе. Все пачки копий документов, представляемых в налоговую инспекцию организацией, отмечены штампом "Копия верна", прошиты и заверены подписью руководителя и печатью организации

Существуют ли требования, как должны удостоверяться копии документов, представляемые в налоговую инспекцию, и насколько правомерны действия работника налоговой инспекции?

Ответ: По нашему мнению, а также учитывая позицию ФНС России, в налоговые органы можно представлять прошитые и пронумерованные пачки копий документов без удостоверения каждого отдельного листа. Таким образом, по нашему мнению, действия работника налогового органа в данной ситуации можно обжаловать.

Обоснование: К сожалению, Налоговый кодекс РФ не содержит прямой нормы, устанавливающей требования к представлению копий документов в налоговую инспекцию.

Тем не менее ФНС России в п. 21 Письма от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ "О налоговых проверках" разъясняет, что в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Реализация права налогового органа на истребование документов не ставится в зависимость от места проведения выездной налоговой проверки.

НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов, как и право ФНС России устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.

Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

Таким образом, учитывая данное Письмо ФНС России, по нашему мнению, в налоговую инспекцию можно представить прошитые и пронумерованные пачки копий документов без удостоверения каждого листа.

Также отмечаем, что данную позицию ФНС России приказала донести до сведения нижестоящих налоговых органов. А значит, что при отказе в приеме копий документов работником налогового органа по той причине, что не заверен каждый лист пачки копий документов, считаем возможным донести до сведения работника позицию ФНС России по данному вопросу.

Р. К.Петросов

ООО "М-СТАЙЛ"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

10.06.2014