Водители приобретают ГСМ за свой счет и затем представляют организации (ООО) авансовые отчеты о расходах на бензин и дизельное топливо. У организации отсутствует возможность получения из банка денежных средств каждые 5 дней, поэтому водители заправляют машину за свой счет, а общество возмещает израсходованные личные денежные средства по итогам месяца. Правомерно ли оформление авансовых отчетов в рассматриваемой ситуации в целях возмещения указанных расходов?

Ответ: В отношении авансовых отчетов отметим следующее. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (далее - Порядок).

Так, согласно п. 10 Порядка выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций.

В соответствии с п. 11 Порядка организации выдают наличные деньги под отчет, в частности, на хозяйственно-операционные расходы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ - авансовый отчет. Унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Из вышесказанного следует, что организация (руководитель организации) при выдаче денег под отчет самостоятельно устанавливает срок, на который производится выдача денег.

В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, целесообразно утвердить единый приказ руководителя о порядке и сроках выдачи денег под отчет. В этом случае деньги на ГСМ можно будет правомерно выдавать на определенный период (например, на месяц) и авансовый отчет составлять не позднее 3 рабочих дней по истечении данного периода.

При этом списание израсходованных ГСМ следует производить на основании путевых листов, о которых поясним ниже.

Итак, расходы организации на приобретение горюче-смазочных материалов учитываются либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть в зависимости от назначения используемого транспорта.

Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение горюче-смазочных материалов должны соответствовать критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать формы и порядок составления первичных документов для оформления хозяйственных операций.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ. Об этом говорится в п. 1 ст. 11 НК РФ.

Так, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

При этом согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.

Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то, чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

Формы путевых листов, предусмотренные Постановлением N 78, в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями.

Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которых должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. При этом первичные документы составляются так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Путевой лист, не содержащий в составе реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, она должна быть приведена в учетной политике согласно п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н. Аналогичной позиции придерживаются и официальные органы (см., например, Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2).

Таким образом, в случае если общество не является специализированной транспортной организацией, то оно может утвердить в учетной политике свою форму первичного документа, на основании которого можно было бы списывать израсходованные ГСМ, и сроки его составления (например, путевой лист унифицированной формы, но со сроком составления 1 раз в месяц). При этом данный документ должен быть составлен так, чтобы можно было судить об обоснованности произведенных расходов на приобретение ГСМ.

В противном случае водители должны оформлять путевые листы унифицированной формы на каждый рабочий день.

Н. Н.Аистов

Аудиторская компания "Верген Аудит"

19.01.2009