Нужно ли иметь оригинал приказа о приеме работника на работу (унифицированная форма N Т-1), приказ о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-6) в бухгалтерии организации или достаточно электронной копии приказа?

Ответ: Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

В соответствии с п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение), движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения (п. 5.2 Положения). Согласно п. 5.5 Положения работники предприятия, учреждения (в том числе работники отделов труда и заработной платы) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона N 129-ФЗ, а также п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, в учетной политике организации утверждаются, в частности:

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Приказы по личному составу, составляемые по унифицированным формам, относятся к числу первичной учетной документации (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов (п. 1 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

Нормативными документами по бухгалтерскому учету не предусмотрено использование первичных документов (в данном случае приказов) в электронном виде.

Таким образом, использование приказов в электронном виде и без личной подписи руководителя является неправомерным. Приказы должны представляться в бухгалтерию в подлиннике.

И. Е.Иванова

Консалтинговая группа "Аюдар"

06.02.2009