Организация арендует офис, площадь которого недостаточна для обеспечения хранения документов. Вправе ли организация осуществлять хранение бухгалтерских документов и счетов-фактур не в бумажном, а в электронном виде?

Ответ: Возможность хранения первичных учетных документов не в бумажном, а в электронном виде предусмотрена п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

Согласно вышеуказанному пункту Закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Кроме того, п. 1 ст. 10 Закона N 129-ФЗ не запрещает вести регистры бухгалтерского учета в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Что касается регистров налогового учета, то они также могут вестись в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (согласно ст. 314 Налогового кодекса РФ).

Дополнительные разъяснения по вопросу хранения документов в электронном виде приводятся Минфином России (Письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). В частности, Минфин России сообщает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Дополнительно сообщается, что условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи определены п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ.

Так, согласно вышеуказанной норме Закона N 1-ФЗ электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Что касается хранения счетов-фактур в электронном виде, то следует учитывать, что они не являются первичными документами в целях Закона N 129-ФЗ, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ. При этом ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность использования электронных цифровых подписей руководителя и главного бухгалтера.

Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронные цифровые подписи руководителя и главного бухгалтера организации (Письмо Минфина России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/478).

О. А.Королева

Советник государственной

гражданской службы РФ

3 класса

06.04.2009