Обязательно ли в целях признания расходов при исчислении налога на прибыль оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку помимо выдачи служебного задания и командировочного удостоверения?

Ответ: В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Статьей 252 Налогового кодекса РФ установлено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются командировочные расходы.

При этом расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а;

2) командировочное удостоверение - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;

3) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

При этом налоговые органы в настоящее время настаивают на том, что в целях признания расходов при исчислении налога на прибыль необходимо оформлять все перечисленные документы и, соответственно, помимо выдачи служебного задания и командировочного удостоверения оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Письма Минфина России от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 28-11/121388).

В то же время нельзя не отметить, что, по сути, приказ о направлении работника в командировку содержит в себе ту же информацию, что и командировочное удостоверение и служебное задание. В этой связи Минфин России в течение ряда лет издавал разъяснения о том, что параллельное составление двух документов (приказа и удостоверения) по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным и организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (Письмо Минфина России от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442).

Правомерность этого подхода подтверждается и судебной практикой. Суды также считают, что законодательством не предусмотрено обязательное наличие одновременно и командировочного удостоверения, и приказа о направлении в командировку. Поэтому отсутствие какого-то одного из этих двух документов (при наличии второго документа, а также иных документов, подтверждающих произведенные расходы) не может служить основанием для отказа в уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на командировку (см., например, Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.10.2007 N Ф04-5123/2006(39330-А81-15), ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А40/10864-08).

Таким образом, можно сделать следующий вывод. Чтобы гарантированно избежать спора с налоговым органом, организации следует оформлять на каждую командировку все три унифицированные формы: приказ, командировочное удостоверение и служебное задание.

Отсутствие приказа может привести к спору с налоговым органом. В этом случае правомерность учета командировочных расходов организации придется отстаивать в суде.

Е. В.Карсетская

Издательско-консалтинговая группа

"АйСи Групп"

17.04.2009