В организации трудятся работники, работа которых связана с частыми разъездами (например водители, экспедиторы и др.)

Какие расходы в рамках ст. 168.1 ТК РФ возмещаются для данной категории работников и учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль?

Ответ: Статьей 168.1 Трудового кодекса РФ предусмотрен перечень расходов, которые работодатель компенсирует работнику: расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов устанавливаются работодателем в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.

При этом работодателю предоставлена возможность расширить этот перечень без ограничений и учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль. Для этого необходимо, чтобы возмещаемые расходы были экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с характером выполняемой работником работы.

Обоснование: Статьей 168.1 ТК РФ предусмотрен перечень расходов, которые работодатель компенсирует работнику: расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные с ведома или разрешения работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов устанавливаются работодателем в трудовом или коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.

Отметим, что перечень расходов, установленный ст. 168.1 ТК РФ, является открытым, то есть работодателю предоставлена возможность расширить этот перечень без ограничений и учесть эти расходы при исчислении налога на прибыль (Письмо ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488). При этом необходимо, чтобы возмещаемые расходы были экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Необходимо учесть, что, если затраты не зависят от характера выполняемой работником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы на возмещение стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника, которые, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ, не учитываются при исчислении налога на прибыль (Письмо ФНС России N ШС-37-3/8488).

При этом служебные поездки для данной категории работников не будут признаваться командировками, следовательно, за время нахождения в служебной поездке выплачивается заработная плата, а не средний заработок.

В силу того что порядок учета командировочных расходов и расходов на служебные поездки различается, порядок оформления данных расходов имеет важное значение, в частности, для целей налогообложения.

Л. Н.Мисникович

ЗАО "МСАй ФДП-Аваль"

06.12.2013