ООО, офис которого располагается в г. Москве, ведет картографическую деятельность и создает электронные цифровые карты отдельных населенных пунктов и регионов РФ. С целью актуализации и обновления карт несколько раз в год работники ООО направляются в служебные поездки за пределы г. Москвы в определенные населенные пункты для сбора информации об организации дорожного движения и дорожной инфраструктуре на указанных территориях. При этом работники не направляются со служебным заданием в какую-либо определенную организацию. Местом их постоянной работы является московский офис ООО. Признаются ли данные поездки командировками? Какие документы необходимо оформить для учета соответствующих расходов ООО в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В изложенной ситуации поездки работников соответствуют этим признакам командировки.

Вместе с тем особенности направления работников в командировки определяются Правительством РФ (абз. 2 ст. 166 ТК РФ), которым принято Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением от 13.10.2008 N 749. В соответствии с указанным Положением при направлении работника в командировку ему оформляется служебное задание (форма N Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, далее - Постановление Госкомстата России N 1) и выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1). Сроки и цели командировки устанавливаются приказом руководителя (формы N N Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Во всех этих документах указывается место назначения (город, организация), а в командировочном удостоверении также проставляются отметки о прибытии и выбытии с места командировки, которые заверяются печатью и подписью ответственного должностного лица (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). В рассматриваемой ситуации такие сведения не могут быть указаны, а при их отсутствии возможен конфликт с налоговыми органами. Поэтому лучше воспользоваться другим вариантом оформления поездок работников.

Как известно, работодатель обязан возмещать работникам, работающим в полевых условиях или условиях экспедиции, расходы по проезду, по найму жилья, суточные и иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). В рассматриваемой ситуации поездки работников для сбора информации об организации дорожного движения в разных населенных пунктах и за их пределами можно расценивать как работу экспедиционного характера. Тем более что законодательством не определена сущность такой работы. Поэтому в целях налогообложения расходы по проезду, найму жилья, суточные и другие расходы работников, направляемых для указанных работ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, полностью, без какого-либо нормирования (ст. 168.1 ТК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации организация вправе возмещать работникам расходы, связанные со служебными поездками за пределы г. Москвы.

Для обоснования учета таких расходов для целей налогообложения прибыли необходимы следующие документы (ст. 168.1 ТК РФ):

- приказ руководителя о направлении работника в ту или иную местность для выполнения конкретных производственных задач;

- проездные документы;

- документы, подтверждающие расходы на оплату жилья;

- документы, подтверждающие возмещение работодателем расходов работника.

Л. К.Давыдова

Издательство "Главная книга"

03.10.2009