Как правильно нумеровать приказы по личному составу? Нужно ли им присваивать буквенные индексы (например, Приказ 11-п, 12-у, то есть 11-п - принят, 12-у - уволен, а также нумеровать приказы в таком виде, а не Приказ от 12.10.2009 N 11)?

Ответ: Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. Данное требование установлено п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Для разделения приказов по личному составу от приказов по основному виду деятельности в системе делопроизводства организации могут быть использованы дополнительные буквенные обозначения "лс-пр", "лс", "пр", "у", "к", "о" или другие в зависимости от установленного порядка. Он устанавливается и утверждается руководителем организации в инструкции по кадровому делопроизводству организации. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом руководителя (генерального директора).

В крупных организациях, которые издают большое число приказов по личному составу, возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, о командировках работников, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Приказы по личному составу, отражаемые в четвертой графе трудовой книжки работника, форма которой приведена в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и могут быть разграничены с приказами об отпуске, о командировках со сроком хранения 5 лет (п. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)).

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), группировать в отдельные дела в соответствии с п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Таким образом, руководитель организации самостоятельно принимает решение о порядке нумерации приказов по личному составу. Свое решение он закрепляет в инструкции по делопроизводству, которая может быть разработана и утверждена в организации на основе типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и других нормативно-правовых актов.

Е. Н.Гетьман

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

12.01.2010