Организация предоставила работнику (материально ответственному лицу) заем. Кроме того, за данным работником числится задолженность по сумме, выданной в подотчет. Через некоторое время работник без объяснения причин перестал выходить на работу, предпринятые организацией поиски работника оказались безрезультатными. Работник был уволен за прогул, трудовая книжка выслана по имеющемуся у организации адресу, обращаться в суд с иском о взыскании с работника имеющейся задолженности организация не намерена. Как правильно отразить для целей НДФЛ и налога на прибыль списание задолженности работника перед организацией?

Ответ: В рассматриваемом случае у организации образовалась дебиторская задолженность. Существует два варианта списания образовавшейся дебиторской задолженности:

1) прощение долга (ст. 415 Гражданского кодекса РФ).

Для этого обществу достаточно в одностороннем порядке письменно изложить свое волеизъявление. Обязательного двустороннего характера такой сделки ГК РФ не предусматривает. Даже если организация ограничится отправлением должнику по известному работодателю адресу бывшего работника заказного письма с уведомлением о вручении (где будет сообщение о прощении долга), долг будет считаться прощенным.

Для целей исчисления НДФЛ сумма прощенного долга включается в совокупный доход работника - физического лица (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

В связи с тем что работник уволен, организация обязана в течение одного месяца с момента прощения долга письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Расходы, связанные с прощением долга уволенного работника, в данном случае не будут учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ);

2) списание дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности.

В соответствии со ст. ст. 195, 196 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности устанавливается в три года.

По истечении срока исковой давности организация также обязана исчислить НДФЛ с сумм неистребованной дебиторской задолженности, а при невозможности удержать исчисленную сумму налога - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. п. 1, 5 ст. 226 НК РФ).

В целях обложения налогом на прибыль безнадежными (нереальными ко взысканию) долгами признаются те, по которым истек установленный срок исковой давности, а также по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ). Суммы этих долгов приравниваются к внереализационным расходам в силу пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Таким образом, списанная по истечении искового срока давности дебиторская задолженность организации по выданному займу и суммам под отчет учитывается при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

О. В.Гладыш

Аудитор

ООО "Аудиторское партнерство"

О. А.Шталенкова

Юрист

ООО "Аудиторское партнерство"

14.01.2010