В организации произошла кража сейфа, в котором находились трудовые книжки работников. Какой существует порядок восстановления утерянной трудовой книжки по трудовому законодательству? Где можно получить информацию о стаже работника, какой документ нужен для подтверждения? Можно ли получить сведения из Пенсионного фонда? Как поступить в случае, если организации, являющейся предыдущим местом работы работника, уже не существует? Обязана ли организация восстановить работнику трудовую книжку или он должен сделать это сам?

Ответ: В случае кражи сейфа в организации необходимо сообщить в правоохранительные органы. В этом случае согласно п. 4 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" правила подсчета и подтверждения страхового стажа, в том числе на основании свидетельских показаний, устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время действуют Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555.

Порядок восстановления утерянной трудовой книжки регулируется двумя документами: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (п. п. 31, 32; далее - Правила) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (п. 7.2; далее - Инструкция). Если организацией утрачены трудовые книжки работников, то фактически последним местом работы является данная организация и, следовательно, обязанность по восстановлению и оформлению трудовых книжек этим работникам возлагается на данную организацию. Этот вывод можно сделать, основываясь на п. 31 Правил. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы.

Сначала работодатель первой записью вносит данные об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию (п. 32 Правил).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в трудовую книжку вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу (п. 7.2 Инструкции). Если работник данные документы работодателю не представил, то вносится только запись о приеме на работу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

К документам, обладающим достаточной юридической силой, могут относиться справка о трудовой деятельности с предыдущего места работы, копия приказа о приеме работника, справка об общем и непрерывном стаже (см. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан"). Кроме того, может быть использован акт, составленный комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50).

В рассматриваемом случае необходимо собрать справки о трудовой деятельности с предыдущих мест работы или другие подтверждающие документы о работе в данной организации. Когда документы собраны, через бухгалтерию организации работнику придется оплатить бланк новой трудовой книжки. После этого работник получит дубликат, по внешнему виду похожий на оригинал, но только вместо печатей организаций в нем будет стоять ссылка на номер справки или другого подтверждающего документа, в соответствии с которым сделана запись. Проще всего будет человеку, который сменил не слишком много мест работы в пределах одного города. Ему придется обойти отделы кадров всех этих организаций и в каждом получить документ, подтверждающий стаж работы у данного работодателя (например, справку об общем стаже).

Если человек работал в организациях в другом городе, придется писать запросы на адреса отделов кадров этих организаций. Чтобы ускорить процесс, лучше посылать запросы заказным письмом с уведомлением о вручении (это позволит знать, что письмо доставлено адресату) и для надежности вкладывать конверт с обратным адресом. Если организации уже не существует, с таким запросом следует обращаться в городской архив. По закону там должны храниться архивы документов личного состава (сведения о работниках, стаже, должностных перемещениях) всех закрытых организаций. В реальности, однако, может оказаться, что сведений о нужной организации в городском архиве не окажется. Дело в том, что местные законодательные собрания субъектов РФ в разное время принимали законы об архивном фонде, обязывающие все организации, прекращающие свое существование на территории субъекта, сдавать документы в архивы. А до этого времени ситуация с передачей в госархивы документов личного состава от организаций не контролировалась. И поэтому далеко не все руководители считали нужным после ликвидации организации передавать свои архивы на хранение государству. Если человек работал в одной из таких организаций, в Госархиве сведений о его работе не окажется, а значит, не найдется и документальных подтверждений трудового стажа.

В этом случае придется использовать последнюю возможность - доказывать свою правоту в суде по месту жительства, куда следует обратиться с заявлением об установлении фактов, имеющих юридическое значение (гл. 28 Гражданского процессуального кодекса РФ). Прежде чем подавать заявление в суд, нужно собрать максимальное количество доказательств. Ими могут служить показания как минимум двух свидетелей, знающих заявителя по совместной работе. Но эти свидетели должны подтвердить свою работу в данной организации в тот же момент времени, иначе говоря, иметь соответствующую запись в трудовой книжке.

В качестве доказательства можно также использовать сохранившиеся трудовые договоры, справки с места работы, квитанции о получении заработной платы и т. д. - все это может убедить суд.

Важно отметить, что записи в дубликат трудовой книжки могут быть внесены и без соблюдения хронологии.

При подсчете страхового стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица эти периоды подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Документами, подтверждающими трудовой стаж, являются собранные с предыдущих мест работ справки, на основании которых оформляется дубликат.

При этом необходимо учитывать, что в общий стаж включаются только те периоды, которые подтверждены документально. Об этом говорится в п. 7.2 Инструкции. Если после оформления "дубликата" трудовой книжки работник получил дополнительно другие документы, подтверждающие трудовой стаж, то их он может передать непосредственно в Пенсионный фонд при оформлении трудовой пенсии.

Е. Н.Гетьман

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

02.02.2010