Должна ли организация-рекламодатель, которая несет расходы на рекламу производимых ею товаров, хранить рекламные материалы в течение четырех лет для целей выполнения требования пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ: Исходя из п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Исходя из п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Пунктом 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
На основании пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений п. 4 данной статьи.
В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Согласно ст. 12 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" (далее - Закон N 38-ФЗ) рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров, кроме документов, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено иное.
Арбитражный суд г. Москвы в Решении от 30.09.2008 N А40-16734/08-99-37 (Постановлением ФАС Московского округа от 25.05.2009 N КА-А40/3244-09 данное Решение и Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-16871/2008-АК оставлены без изменения) пришел к выводу, что рекламные материалы не являются первичными учетными документами и не могут сами по себе быть приняты к учету, поскольку не полностью удовлетворяют требованиям первичных документов, изложенным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Суд также отметил, что поскольку рекламные материалы не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов, на сроки их хранения не распространяются требования пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (обеспечивать сохранность в течение четырех лет).
ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 24.08.2009 N Ф04-4764/2009(12410-А27-49), N Ф04-4764/2009(18723-А27-49) с учетом норм ранее действующего Федерального закона от 18.07.1995 N 108-ФЗ "О рекламе" пришел к выводу об отсутствии у рекламодателя обязанности хранить рекламные материалы продолжительное время.
Учитывая приведенную судебную практику, организация-рекламодатель, которая несет расходы на рекламу производимых ею товаров, в целях исчисления налога на прибыль не обязана хранить рекламные материалы в течение четырех лет для целей выполнения требования пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, так как они не являются документами, необходимыми для исчисления и уплаты налогов. Данные документы хранятся в течение срока, указанного в ст. 12 Закона N 38-ФЗ.
Л. Л.Горшкова
Центр методологии бухгалтерского учета
и налогообложения
11.02.2010