В целях оптимизации расходов организация арендует у физлиц жилые помещения (квартиры) в населенных пунктах, в которые регулярно направляет своих работников в командировки. Данные квартиры используются для проживания работников в период их служебной командировки

Проведенный организацией анализ стоимости рынка гостиничных услуг и стоимости найма жилого помещения в частном секторе показал, что в случае проживания командируемых работников в гостиницах, а не в арендуемых квартирах расходы на оплату услуг гостиниц были бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры. Таким образом, расходы организации на аренду квартир экономически оправданы, обоснованны и документально подтверждены.

По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников общества. В течение срока действия аренды имеются периоды, когда в указанных квартирах никто не проживает.

Правомерно ли отнесение расходов в виде суммы арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры, к расходам, учитываемым в целях налога на прибыль? Если правомерно, то в какой части - всю сумму арендной платы, предусмотренную договором, либо только за тот период, когда квартира фактически использовалась для проживания в ней командированных работников? Какие документы являются документальным подтверждением затрат по арендной плате?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 25 марта 2010 г. N 03-03-06/1/178

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и по вопросу, относящемуся к своей компетенции, сообщает следующее.

Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как затраты на наем жилого помещения.

Таким образом, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, указанные расходы учитываются в той части, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами являются командировочное удостоверение, проездные документы и др.

Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С. В.РАЗГУЛИН

25.03.2010