При увольнении в последний рабочий день работник не получил свою трудовую книжку. Начальник кадровой службы в этот же день отправил уведомление по почте о том, чтобы работник забрал трудовую книжку или дал согласие отправить ее по почте. От бывшего работника пришел ответ, что в отдел кадров за трудовой книжкой он прийти не может и просит отправить ее почтой. Как в этом случае необходимо заполнить графу 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Ответ: Требование о ведении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них содержится в п. 1 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" и в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Согласно п. 36 вышеуказанных Правил, в случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

От работника получено согласие на пересылку трудовой книжки по почте, при этом начальнику отдела кадров необходимо переслать почтой трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

При отправке трудовой книжки по указанному работником адресу сотруднику кадровой службы следует сделать соответствующую отметку в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следующего содержания: "отправлена по почте", а в графе 12 дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении будет соответствовать времени, когда работник фактически получил свою трудовую книжку и расписался об этом в уведомлении о вручении. Заявление от работника и копию квитанции об отправке ценным письмом также следует хранить в отделе кадров и устанавливать им срок хранения, как приложениям к книге учета, продолжительностью 50 лет (п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)).

Таким образом, если в последний рабочий день работник не получил на руки свою трудовую книжку, то начальнику отдела кадров необходимо отправить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. В этом случае в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в графе 13 следует поставить пометку "отправлена по почте", а документы, подтверждающие отправку, следует хранить в организации продолжительностью 50 лет, как приложения к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Е. Н.Гетьман

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

07.05.2010